Ao receber uma mensagem telefônica, é importante reunir todas as informações necessárias para garantir uma comunicação eficaz. Uma mensagem telefônica completa deve incluir os seguintes itens:
1.
Data e hora: Registre a data e hora em que a mensagem foi recebida.
2.
Nome e informações de contato do chamador: Anote o nome completo e os dados de contato da pessoa que está deixando a mensagem, incluindo seu número de telefone e, opcionalmente, seu endereço de e-mail.
3.
Nome do destinatário: Identifique claramente a pessoa a quem a mensagem se destina. Se a chamada for para alguém que não seja você, inclua o nome dela.
4.
Urgência: Indique se a mensagem é urgente ou requer atenção imediata.
5.
Mensagem detalhada: Anote a mensagem do chamador com precisão, incluindo detalhes ou instruções específicas. Certifique-se de esclarecer se há datas, horários ou locais importantes mencionados.
6.
Ação necessária: Anote quaisquer ações ou tarefas específicas que o destinatário da mensagem precise realizar.
7.
Retornar informações de contato: Se o chamador desejar retornar a chamada ou esperar uma resposta, certifique-se de incluir as informações de contato de sua preferência e o melhor horário para contatá-lo.
8.
Confirmação ou leitura: Repita a mensagem ao chamador para confirmar a precisão e evitar mal-entendidos.
9.
Seu nome e informações de contato: Ao final da mensagem, forneça seu nome e dados de contato caso o chamador tenha alguma dúvida ou precise de esclarecimentos.
10.
Assinatura: Conclua a mensagem com sua assinatura ou iniciais, indicando que a informação é autêntica e completa.
Lembre-se de ser educado, profissional e atencioso ao receber a mensagem. Ao reunir e apresentar claramente todas as informações relevantes, você garante que a mensagem seja comunicada de forma eficaz ao destinatário pretendido.
