As funções de um sistema de identificação por radiofrequência (RFID) incluem controle interno de ativos fixos, controle interno de ativos gastos e prevenção de roubo. O sistema RFID envolve uma etiqueta e um leitor. Quando escaneada, a antena dentro da etiqueta capta a onda de rádio e envia uma resposta de volta ao leitor.
Inventários físicos
Um componente-chave do controle interno de ativos fixos é o inventário físico, durante o qual um auditor localiza e registra todos os ativos capitalizados. A função do sistema RFID é facilitar o inventário físico. Uma etiqueta RFID deve ser fisicamente anexada ao ativo no momento da aquisição e registrada no registro da propriedade. O número da etiqueta torna-se então o identificador principal do ativo porque está vinculado a todas as informações no registro referentes a esse ativo específico. Tags pré-numeradas também podem fornecer controle numérico.
Durante um inventário/auditoria física, o auditor verifica a etiqueta RFID em cada ativo. Isso aciona uma transmissão que "marca" os ativos no banco de dados de registro de propriedade. O auditor pode então imprimir a lista de ativos e ver quais não foram localizados.
Controle Interno de Ativos Despesados
As empresas também podem optar por usar etiquetas RFID em ativos menores, pois um bom sistema de controle de propriedade inclui todos os ativos corporativos, especialmente aqueles que podem ser roubados ou perdidos. A empresa deve utilizar um sistema ou arquivo separado para itens de despesa, pois são os ativos capitalizados que geram despesa de depreciação periódica e devem ser conciliados com as demonstrações financeiras. O controle interno não deve depender do custo de um item ou das políticas de capitalização.
Prevenção de roubo
Empresas com alto volume de roubos ou em um setor com informações altamente sigilosas podem optar por instalar scanners RFID na porta. O scanner alertaria a recepcionista ou o segurança se um funcionário tentasse sair com um item marcado.
RFID x marcação de código de barras
A principal desvantagem da etiquetagem de código de barras é que as etiquetas podem ficar sujas e tornar-se difíceis de ler. A etiqueta RFID combate essa desvantagem porque o leitor precisa estar a apenas alguns metros da etiqueta; não requer linha direta de visão para leitura. Também reduz o tempo necessário para concluir um inventário físico devido ao seu funcionamento.
A principal desvantagem das etiquetas RFID é o custo; eles são muito mais caros, em parte porque requer integração de sistema e um integrador. No entanto, o tempo economizado (incluindo o pagamento por hora do analista de estoque) pode superar o custo inicial.
