Pense em quantas caixas de correio o seu sistema de correio de voz vai precisar. Pacotes de correio de voz padrão vem com uma caixa de correio para todos os usuários envolvidos , enquanto um pacote de serviços expandiu fornece várias caixas de correio que podem ser acessados a partir do menu do correio de voz.
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Examine como as mensagens de correio de voz de longa será mantidos na caixa de correio. Caixa postal do correio de voz mantém as mensagens gravadas para uma quantidade limitada de tempo antes de excluí-los. Isso pode ser em qualquer lugar de 14 a 21 dias .
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Decidir sobre quanto tempo deve ser alocado para uma mensagem de correio de voz. A maioria das empresas oferecem um limite de 3 minutos, enquanto outros podem fornecer até 5 minutos para deixar uma mensagem.
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Descobrir quantas mensagens o sistema de correio de voz deve ser capaz de armazenar . A maioria das empresas oferece um espaço de armazenamento de 20 mensagens , com mais espaço disponível no momento da compra de um plano alargado.
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Olhe para os recursos extras disponíveis . Alguns recursos avançados irá traduzir o seu correio de voz em texto, e , em seguida, enviar o correio de voz para uma conta de e-mail de sua escolha . Outros vão enviar-lhe uma mensagem de e-mail para que você saiba que você tem correio de voz, e uma série de empresas fornecer um número para discar para verificar o correio de voz remotamente. Um desenvolvimento mais recente permite que os faxes para ser enviado para um sistema de correio de voz e recuperada pelo proprietário da caixa de correio em sua conveniência.
Configurar o Sistema Correio de Voz
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Dial em o sistema de correio de voz e se familiarizar com o menu. Muitos sistemas de correio de voz têm um conjunto de instruções projetados especificamente para o usuário de primeira vez , mas depois disso , o usuário receberá uma mensagem de voz pré- gerado. Saiba o telefone botões irá executar quais ações , e não se preocupe se você está um pouco confuso no início, como você vai aprender com a experiência.
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Mantenha uma cópia impressa das opções do menu para facilitar a consulta .
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Substitua o número de identificação pessoal predefinido com um personalizado . O sistema de correio de voz normalmente irá gerar um número de identificação pessoal aleatório , que você pode mudar à medida que você vê o ajuste . Certifique-se de memorizar o seu número de identificação pessoal, ou substituí-lo por um número que é significativo para você de alguma forma.
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gravar uma saudação pessoal para as pessoas que tenham sido transferidos para o sistema de correio de voz. Mantê-lo simples , do jeito que você faria quando a gravação de uma mensagem de uma secretária eletrônica. Certifique-se de pedir às pessoas para deixar um número de chamada de volta , junto com uma breve mensagem a respeito de porque eles estão em contato com você .
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Desconecte a secretária eletrônica da linha telefônica. Enquanto isso não é exatamente necessário , mantendo o seu atendedor de chamadas ligado à linha telefônica depois de substituí-lo por correio de voz pode resultar em que o atendimento de chamadas antes de correio de voz que , invalidando completamente a sua compra.
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