Ao responder a indivíduos com perguntas específicas que excedem o escopo da sua área geográfica e não dizem respeito aos seus supervisores imediatos, é crucial lidar com a situação de forma profissional e considerar as seguintes etapas:
1. Confirme a consulta :
Comece sua resposta reconhecendo a pergunta e demonstrando compreensão. Diga algo como:"Obrigado por entrar em contato comigo com sua pergunta. Entendo sua preocupação e quero ajudá-lo a encontrar os recursos certos".
2. Esclareça as limitações geográficas: Explique gentilmente que suas responsabilidades e conhecimentos estão limitados a uma área geográfica específica. Mencione que você pode não estar totalmente equipado para responder perguntas fora da sua área designada.
3. Forneça informações relevantes: Se você tiver informações ou recursos relevantes disponíveis em seu âmbito geográfico, compartilhe-os com a pessoa. Isso mostra sua disposição em ajudar de qualquer maneira que puder.
4. Ofereça contatos alternativos: Aconselhe o indivíduo sobre contatos ou departamentos alternativos que possam estar mais bem equipados para lidar com sua questão específica. Forneça quaisquer detalhes de contato relevantes ou recomende sites ou recursos específicos.
5. Escalar se necessário: Se a pergunta do indivíduo for urgente ou crucial e não houver alternativa de contato, considere encaminhar o assunto ao seu supervisor. Explique a situação e forneça as informações de contato da pessoa para obter assistência adicional.
6. Acompanhamento: Se você prometeu fornecer informações ou recursos adicionais, faça-o imediatamente. Isso demonstra seu compromisso em atender às preocupações deles.
7. Use linguagem educada: Durante toda a conversa, use uma linguagem educada e cortês. Evite parecer indiferente ou desinteressado, pois deseja manter uma atitude positiva e profissional.
8. Enfatize a cooperação: Destaque o fato de que você está fazendo o melhor para ajudá-los a encontrar os recursos apropriados e que valoriza seus esforços na busca de informações.
9. Documente a interação: Mantenha registros da interação, incluindo a pergunta do indivíduo, as limitações que você esclareceu e quaisquer contatos alternativos fornecidos. Esta documentação pode ser útil caso haja dúvidas futuras relacionadas ao assunto.
10. Busque orientação dos supervisores: Se você encontrar situações semelhantes com frequência, considere discuti-las com seus supervisores. Eles podem fornecer orientações adicionais sobre como lidar com essas solicitações de maneira eficaz e garantir uma comunicação simplificada dentro da organização.
Seguindo essas etapas, você poderá abordar questões específicas fora do seu domínio de maneira profissional e útil, garantindo que os indivíduos recebam a assistência adequada e, ao mesmo tempo, mantendo o foco nas suas responsabilidades dentro da sua área geográfica.
