minutos reuniões permitem que os indivíduos para ver um registo escrito de uma reunião que teve lugar. Os minutos incluem documentação detalhada do que aconteceu durante a reunião, inclusive com a presença reunião , temas discutidos , e feedback fornecido . Quando reunidos em um edifício de tijolo e argamassa , você pode usar seus olhos e ouvidos para ajudá-lo a registrar as atas . No entanto, com uma reunião de telefone , você não pode ver os outros participantes da reunião , por isso é tudo sobre o que você ouve
. Coisas que você precisa
teleconferência software
Telefone headset
Pen papel
Instruções
um software teleconferência
Use para gravar a sua reunião , sempre que possível . Por forma audível a gravação da reunião, você pode voltar e escutar a reunião para capturar qualquer informação que você pode ter perdido em suas notas gravadas . Você pode usar o software gratuito como teleconferência Teleconferência , nenhuma conferência de Custos e Conferência Livre Pro.
2
Considere o uso de um fone de ouvido em vez de um aparelho para ouvir a reunião por telefone. Usando um fone de ouvido de telefone, você pode liberar suas mãos para escrever notas da reunião . Embora você possa usar o viva-voz para ouvir a reunião , a clareza é melhor em um fone de ouvido.
3
Peça a cada pessoa para anunciar o nome dele quando ele se junta a reunião por telefone. Escreva o nome da pessoa para baixo , bem como o tempo que ele entrou na reunião . Ao receber o nome de cada pessoa, você pode garantir que uma lista de presença precisas está documentado . Se um indivíduo está chegando tarde e a reunião começou , você pode obter o seu nome no final da reunião para garantir a reunião não seja interrompido.
4
Anote quantas pessoas estavam presentes, em tempo e tardia . Se um indivíduo não se identificou antes do início da reunião , ela pode ser considerado atrasado .
5
Anote o tempo ao telefone inicia reuniões e fins.
6
Peça cada indivíduo que fala durante a reunião de telefone para indicar o seu nome quando se fala. Anote seu nome juntamente com os comentários que ela fez . É fácil confundir a voz de uma pessoa com a voz do outro. Ao pedir o orador a identificar-se , você pode documentar com precisão quem vota e fornece comentários, sugestões ou comentários durante a reunião.
7
Document as ações tomadas como resultado da reunião. Por exemplo, se uma pessoa é dada uma atribuição para completar , como resultado da discussão da reunião, você deve escrever o nome da pessoa dada a atribuição , juntamente com os detalhes e data limite para a atribuição. Você também pode escrever para baixo quaisquer acordos ou desacordos que foram expressas durante a reunião.
8
Evite andar longe do seu telefone durante a reunião por telefone. Se você anda afastado de seu telefone, é provável que você perca informações importantes que precisam ser capturados e registada em acta .
9
Certifique-se de que todas as notas gravadas para a acta são digitadas em vez de escrita à mão para garantir que os minutos são legíveis para os outros participantes da reunião .
10
Envie as atas das reuniões com os outros participantes da reunião no prazo de 24 a 48 horas da reunião .
Tecnologia eletrônica © [www.351231.com]
