Quando você recebe uma mensagem telefônica, é importante obter o máximo de informações possível de quem ligou. Dependendo das circunstâncias, os detalhes específicos necessários podem variar, mas algumas informações comuns a serem incluídas em uma mensagem telefônica são:
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Nome do chamador: Incluir o nome completo do chamador, se possível, para identificação precisa e documentação adequada.
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Número de telefone do chamador: Isso é essencial caso você precise retornar a ligação ou esclarecer alguma informação. Certifique-se de obter o número de telefone completo, incluindo qualquer código de país ou código de área, se aplicável.
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Data e hora da chamada: Observar a data e hora exatas em que a chamada foi recebida é importante para fins de manutenção de registros.
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Objetivo da chamada: Peça ao chamador para explicar brevemente o motivo da ligação. Anote os pontos-chave da mensagem ou da solicitação principal.
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Ação necessária: Se o chamador estiver solicitando uma ação ou resposta específica, anote claramente o que é. Seja um retorno de chamada, uma mensagem a ser transmitida a outra pessoa ou uma tarefa que precisa ser concluída, certifique-se de compreender e documentar a ação necessária com precisão.
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Outros detalhes: Qualquer informação adicional relevante fornecida pelo chamador, como nome de contato específico, prazo ou mais detalhes sobre a mensagem ou solicitação.
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Urgência: Se a chamada for urgente, indique isso claramente na mensagem. Isso ajuda a priorizar a resposta ou ação necessária.
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Seu nome: Se você estiver escrevendo a mensagem telefônica para outra pessoa, assine com seu próprio nome para que ela saiba quem recebeu a mensagem.
Lembre-se de ser preciso e completo em sua documentação de mensagens telefônicas. Isso ajuda a garantir que quaisquer ações ou respostas necessárias sejam realizadas de forma eficaz, evitando falhas de comunicação ou confusão.
