Escolha um provedor de teleconferência. Alguns provedores , como freeconferenceservice.com e freeconference.com , permitirá que você use seus serviços gratuitamente. Os serviços gratuitos , muitas vezes têm limitações, como a quantidade de participantes permitidos na chamada e duração de cada chamada
serviços de teleconferência de empresas, como a AT & T ou Clear Channel , podem exigir que você pague uma taxa; . No entanto , essas empresas muitas vezes oferecem benefícios adicionais, tais como um número de telefone gratuito para que você e os membros de seu partido para discar para a chamada, bem como as taxas baixas por minuto.
ao escolher um fornecedor , considere como muitos participantes que você espera estar na chamada eo número de pessoas que são chamadas de longa distância , duração da chamada eo número de ocorrências de teleconferência. Pergunte ao provedor se eles oferecem outras características , tais como 24/7 suporte técnico, atendimento ao cliente, bem como a capacidade para mudar para Web ou vídeo-conferência.
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Agendar um horário para sua teleconferência , na medida maior antecedência possível . Alguns provedores de serviços de teleconferência exigem que você agendar sua conferência dentro de uma janela de tempo atribuído , com a maioria pedindo uma reserva pelo menos 24 horas de antecedência da chamada. Alternativamente, outros provedores não podem exigir uma reserva antecipada . Este é um recurso que você deve saber sobre antes de decidir sobre um provedor de teleconferência.
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Criar uma agenda. Na agenda , incluem pontos de bala de todos os itens de negócio para discutir durante a chamada. A agenda vai ajudar você a manter o foco sobre os temas em questão e evitar a vaguear em discussões irrelevantes. Então , se acontecer de você tornar-se desviado durante a chamada, você pode olhar para a agenda para voltar à pista .
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participantes Email teleconferência de antecedência. Neste e-mail , proporcionar-lhes um número de telefone e senha para acessar a chamada. Diga-lhes o tempo da chamada e anexar a agenda finalizado. Ao ligar a agenda , os participantes podem se preparar com antecedência para qualquer dúvida ou feedback.
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Dial na linha de teleconferência 15 minutos mais cedo . Ao fazer isso, você não terá que se preocupar em ser atrasado . Você também vai saber , de antemão, das eventuais dificuldades técnicas que possam surgir. Se sentir dificuldades técnicas , você pode facilmente em contato com o atendimento ao cliente para obter o problema resolvido .
Note que alguns prestadores de serviços de teleconferência também oferecerá um recurso que permitirá aos participantes " gritei" quando chegam na chamada , mesmo se eles chegam tarde .
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Atenha-se a ordem do dia. Isto é muito importante uma vez que a teleconferência começa a garantir que todos os itens são discutidos . É igualmente importante para dar tempo para perguntas e comentários no final da chamada. Seja cortês e ouvir sem interromper ou cortar ninguém. Se você não tem a resposta para a pergunta ou não deseja abordar o feedback no momento, listá-lo como um item da agenda para a próxima teleconferência .
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Termine a chamada de conferência. Como o anfitrião de teleconferência, você deve ser a última pessoa a sair da linha.
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