Embora muitos participantes teleconferência discar de relativa calma de um escritório, alguns participantes discar a partir de qualquer número de outros locais , o que variedade de locais cria ruídos de fundo que variam de cães latindo para alto música ao avô relógios carrilhão . Porque esses ruídos podem ser muito perturbador , e pode até mesmo dominar o alto-falante , ele geralmente é importante para garantir que os participantes tenham pelo menos algum controle sobre ruídos em seus arredores. Se um participante não pode controlar os ruídos , pedir-lhe para usar um telefone com um botão de mudo ou um que é menos sensível a sons ambientes .
Anunciam cada speakerr
A ausência de participantes físicas , por vezes, faz com que seja difícil para os participantes de teleconferência para dizer que está falando. Este problema pode criar confusão durante as chamadas de conferência ( especialmente os grandes) . Para aliviar possíveis mal-entendidos , cada participante deve apresentar-se brevemente cada vez que ele fala . Mesmo nas chamadas de pequenos grupos , um simples " Isso é ... " antes de falar pode rapidamente e facilmente evitar muita confusão potencial.
Atenha-se uma agenda
Uma queixa comum dos participantes de teleconferência é que as chamadas com freqüência meandro fora do tópico, tirando a conversa e necessitando de chamadas adicionais . Para ajudar a resolver este problema, crie uma agenda, distribuí-lo para todos os participantes antes da chamada, e acompanhar de perto a programação. As chamadas de conferência são simplesmente reuniões via telefone , para que os participantes entender quando eles são ( e até mesmo esperar que eles sejam ) tratado como tal.
Não interrompa
Independentemente o tipo de reunião - teleconferência, face a face ou mediada por computador - é quase sempre rude interromper alguém que está falando. Em uma teleconferência, esta acção exceder grosseria e cria um ambiente no qual outros participantes têm dificuldade em seguir a conversa , a compreensão de quem está falando, e inconscientemente atribuir credibilidade. Para evitar confusões e garantir que todos os participantes são confortáveis , as interrupções do orador deve ser limitado a ocorrências muito raras.
Formalmente abrir e fechar a chamada
organizadores da chamada Conferência frequentemente encontrar-se à espera de participantes para discar , e pode ser difícil de organizar os participantes quando eles casualmente entram e saem da chamada. Para adicionar alguma estrutura para a chamada, anunciar que a reunião começou formalmente cerca de um a dois minutos após o horário programado de partida ( ou antes, se todos os participantes juntaram-se ) . Quando a teleconferência termina , indicam que a reunião terminar agradecendo aos participantes.
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