Criar uma conexão entre o computador eo equipamento de vídeo -conferência , utilizando um cabo Ethernet. Este cabo permite que você use a velocidade de sua rede do escritório para fornecer áudio simultânea , vídeo e fluxos de dados . Verifique com as equipes de TI em escritórios remotos para corresponder às configurações de Ethernet e medidas de segurança para seu sistema.
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Contato participantes de vídeo - conferência antes do tempo para pedir-lhes para abrir espaço suficiente para compartilhamento de dados. Pode ser necessário apresentar um PDF grande , arquivo de apresentação ou foto que ocupa uma quantidade significativa de espaço na rede de um escritório. Isso geralmente é um problema para os empreiteiros ou pequenos escritórios sem grandes infra-estruturas de TI.
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Configure um quadro branco eletrônico na sua sala de conferências para transmitir dados para cada computador sem tamanho excessivo. Você vai compartilhar materiais quadro branco com cada participante da conferência através de vídeo . Você também pode salvar notas e diagramas de quadro branco eletrônico para enviar aos participantes como uma revisão do pacote.
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Peça a cada participante na sua conferência de vídeo para executar verificações de vírus antes de compartilhamento de arquivos . Sua rede de escritório pode ter um sistema de segurança de som , mas é possível que um vírus desmarcada vai entrar e encerrar sua conferência.
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Conecte um sistema de tela dupla para a sua estação de conferência para manter a sua enfrentam no monitor ao apresentar dados importantes. A maioria dos sistemas de vídeo- duplo permite que você coloque uma imagem de sua câmera de vídeo em uma única tela , enquanto as apresentações são exibidas na outra tela. Estes produtos são caros, mas permitem que você crie vídeo conferências de ponta.
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Plano de compartilhar dados antes e depois de videoconferências para evitar baixos do sistema lento e falhas . Você pode criar contornos de suas apresentações para enviar por e-mail antes da reunião, e resumem-se os detalhes da conferência em suas atas de reunião do dia seguinte.
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