Qual o valor que seu fornecedor comercial de manutenção de HVAC traz para o seu negócio?
Obter serviços comerciais de manutenção de HVAC para uma empresa de vários locais é diferente de fornecer esses mesmos serviços para um único local. Especialmente quando você gerencia mais de 20 ou 30 locais, você precisa de mais do que um fornecedor que seja tecnicamente competente e compareça pontualmente aos compromissos.
Para obter o máximo valor do seu fornecedor comercial de manutenção HVAC, você precisa de uma empresa que atue como seu parceiro de negócios:economizando tempo e dinheiro e ajudando você a tomar melhores decisões.
7 dicas para melhorar a manutenção comercial de HVAC para vários locais
Aqui estão 7 coisas que você deve procurar em sua empresa comercial de manutenção de HVAC que fornecem valor adicional para agilizar suas operações e até mesmo reduzir proativamente os custos de manutenção.
1. Um gerente de contas dedicado
Como uma empresa de vários locais, você está fornecendo um volume significativo de trabalho para sua empresa comercial de manutenção de HVAC e seu fornecedor precisa fornecer um gerente dedicado atribuído à sua conta. Para você, é um único ponto de contato que conhece seu histórico e o que está acontecendo com a manutenção em todos os seus locais. Esse gerente pode acumular informações para gerenciamento regional e se comunicar de forma eficiente com sua equipe em todos os níveis.
2. Ordens de serviço eletrônicas
Você não tem tempo para percorrer pilhas de ordens de serviço ou até mesmo lembrar de fazer um telefonema para descobrir o que aconteceu em uma chamada de serviço para um de seus locais. Para economizar tempo e papelada, escolha uma empresa comercial de manutenção de HVAC que use tecnologia móvel para enviar ordens de serviço eletrônicas após a conclusão de cada trabalho.
3. Relatório de status trimestral
Como gerente de negócios, você conta com dados para ajudá-lo a tomar decisões. Então, por que, quando se trata de manutenção comercial de HVAC, você deve ser forçado a adivinhar ao tentar fazer um orçamento para despesas de manutenção e até mesmo o custo de substituição de equipamentos?
Um fornecedor que atende sua empresa em vários locais deve se reunir com você trimestralmente e fornecer relatórios que mostrem o desempenho de seus locais do ponto de vista do serviço, tanto individual quanto coletivamente como uma região. Esses relatórios devem detalhar os custos e as horas de serviço para cada local e mostrar as tendências ao longo do trimestre, do ano até a data e até de vários anos.
4. Alertando você sobre problemas
Sua empresa de manutenção comercial de HVAC deve ser seus olhos e ouvidos sobre o que está acontecendo com problemas de manutenção em todos os seus locais. Eles devem alertá-lo se houver um pico nas horas de serviço para um local ou se estiver consumindo um número desproporcional de horas de contrato. Isso permite que você analise a causa subjacente do problema.
For example, you might find out that a location that’s using 20 percent of your service hours has equipment that’s very old and outdated, and needs replacement. Having this information allows you to plan for capital improvement expenses (rather than having an emergency on your hands when that old equipment breaks down for good). Pro-actively replacing it also reduces both commercial HVAC maintenance expenses and your energy bills.
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5. All-inclusive maintenance agreements
There are many reasons for managers of multiple-location businesses to consider all-inclusive contracts for commercial HVAC maintenance, even though they come with a higher price tag. These agreements take the guesswork out of budgeting for HVAC expenses:they cover all the labor, parts and materials for anything that could go wrong at all your locations. That eliminates your risk of facing a huge unexpected expense when equipment fails.
These contracts also cut down on paperwork and accounting, since you don’t have to track and pay invoices for every part and every service visit. Here’s another unexpected benefit:repairs can be completed faster since there’s no need to wait for approvals. Your tech can just get the part and get things back up and running right away.
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6. Creative cost-saving proposals
When you are dealing with such a large expense as commercial HVAC maintenance for dozens of sites, you want a vendor that can (and is willing to) think outside the box and offer you cost-saving options. Here’s an example:Arista has offered our large multiple-location clients the option of reducing the cost of their next service contract when they pro-actively replace aging equipment.
7. Beware of the low-ball vendor
When you solicit bids for large commercial HVAC maintenance contracts like this, the result is just about inevitable. You’re going to get low-ball bids from inexperienced vendors who don’t really understand the time and expense it takes to service multiple location accounts. If you decide to take a chance and go with one of these companies, one of two things will happen (and likely both):
- The vendor will come back to you the next year with a much more expensive proposal (once they figure out how much it is really costing them to service your account.) If they do so, be sure the increase is justified by the numbers. The vendor should provide details of costs and service hours your contract has incurred over the year.
- If the price doesn’t go up, the service level will probably go down. You will notice a decrease in service quality:skimping on maintenance tasks, using cheap parts. And you certainly won’t get any of the value-added commercial HVAC maintenance services mentioned above. What’s worse:if you are not paying close attention, you might not realize that they are skimping on service, and you’ll face escalating repair costs as a result.
One way or another, make sure you’re getting the value you want and need for the price you pay for commercial HVAC service.
Here’s a resource that can help you decipher the complexities of commercial HVAC maintenance agreements, and ultimately choose the contract that’s best suited to the needs of your business:HVAC Preventive Maintenance Contracts:How to Find The Right One For Your HVAC Infrastructure
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