O Google oferece um recurso chamado Grupos que permite que equipes de projetos, clubes e turmas -- ou pessoas de qualquer outro grupo -- se comuniquem e compartilhem conteúdo, como documentos, vídeos e calendários. Uma maneira de usar um grupo é configurá-lo como uma caixa de entrada colaborativa. Sua equipe pode usar essa conta para ler e responder a mensagens postadas por membros do grupo ou até mesmo clientes. Com o Groups for Business, você pode incluir um número ilimitado de membros e atribuir responsabilidades a indivíduos.
Etapa 1
Acesse o site dos Grupos do Google (consulte Recursos) e clique em "Criar grupo". Insira um nome para o grupo e digite o endereço de e-mail que deseja usar, que terminará em "@googlegroups.com". Insira uma descrição do grupo para os membros visualizarem.
Etapa 2
Selecione "Caixa de entrada colaborativa" na lista suspensa Selecionar um tipo de grupo. Escolha os tipos de membros que você deseja autorizar a acessar os recursos da caixa de entrada. Escolha as permissões básicas que deseja aplicar, como permitir que o público visualize tópicos ou permitir que todos os membros do grupo publiquem mensagens. Clique em “Criar”, depois em “OK” para gerenciar as configurações da caixa de entrada.
Etapa 3
Clique no link "Gerenciar" na parte inferior da página Tópicos. Clique em "Convidar membros" no painel esquerdo para abrir um formulário de convite por e-mail. Digite os endereços de e-mail das pessoas que você deseja permitir o uso da caixa de entrada, digite uma mensagem de convite e clique em "Enviar convites".
Etapa 4
Selecione “Funções” no painel esquerdo e clique em “Funções”. Escolha a função para a qual você deseja gerenciar as configurações. Adicione membros à função e selecione as permissões que deseja aplicar. Repita para os papéis restantes. Dependendo das funções que você atribui, os membros recebem notificações por meio de seu endereço de e-mail principal quando alguém publica uma nova mensagem.
Dica
Para manter o controle de uma discussão, adicione-a aos favoritos clicando no ícone de estrela, adicionando assim a discussão à seção Com estrela no menu principal à esquerda.
Os membros do grupo podem clicar no botão "Marcar como melhor resposta" em suas respostas favoritas às perguntas ou no botão "Marcar como concluído" quando um problema for resolvido.
Os gerentes ou proprietários do grupo podem exibir as respostas consideradas melhores do que outras. Clique no ícone de engrenagem, selecione “Gerenciar grupo” e escolha “Avançado”. Clique em "Personalizar visualização da Web" e selecione "Sim" abaixo de Exibir uma cópia da melhor resposta acima de outras respostas.
