De acordo com a Biblioteca Estadual do Texas, manter um sistema de gerenciamento de arquivos desorganizado é uma receita para o desastre. É difícil obter informações quando você precisa delas com urgência. Organizar e manipular informações dentro de um sistema tão desorganizado para fins de tomada de decisão também é bastante impossível. Um sistema de arquivamento eficiente é obrigatório para qualquer organização que espera colher benefícios das informações em sua posse. O sistema de arquivamento geográfico é apropriado quando a localização geográfica é o componente mais importante da informação.
Conveniência
Os registros geográficos relacionados a um local específico são armazenados juntos. Isso facilita a tomada de decisões rápidas porque as informações sob revisão referem-se apenas a uma área geográfica específica. As áreas geográficas são classificadas como unidades ou grupos de unidades. O arquivamento geográfico permite a fácil movimentação de registros simplesmente deslocando-os de um local para outro.
Vantagens da análise
O arquivamento geográfico auxilia o processo de análise, permitindo a fácil comparação dos itens de dados. Por exemplo, uma análise dos registros arquivados de acordo com o nome e a localização do edifício pode ajudar a identificar os registros de manutenção de um edifício específico.
Desvantagens da complexidade
O processo de armazenamento e recuperação de dados geográficos é demorado devido à necessidade de referência usando vários identificadores. Por exemplo, localizar um determinado edifício exigiria uma referência a um determinado estado, a cidade, a rua e, finalmente, o nome do edifício. Os registros mantidos em algumas nações são escritos em seu idioma. Por exemplo, a cidade de Florença na Itália é "Firenze" nos registros italianos. Portanto, a referência cruzada para o outro idioma torna-se necessária para permitir que usuários não italianos entendam as informações.
Desvantagens do requisito de índice
Você precisa estar suficientemente familiarizado com a área geográfica para entender os registros. Para localizá-los rapidamente, você precisa utilizar um índice alfabético. O processo de armazenamento e recuperação de um registro requer duas ações:Verificar o índice para a localização do arquivo e pesquisá-lo entre as outras informações.
