Por muito tempo, o Microsoft Word incluiu modelos para folhas de etiquetas imprimíveis, bem como para documentos comuns, como cartas. Com layouts de etiquetas para vários fornecedores, o Word pode imprimir uma única entrada em uma etiqueta específica ou produzir uma folha inteira de etiquetas de uma só vez.
Se você tiver uma lista de contatos em seu catálogo de endereços do Outlook ou uma planilha do Excel ou banco de dados do Access, a Mala Direta poderá importar as informações para criar uma série de rótulos automaticamente. Como alternativa, você pode criar sua própria lista de e-mails diretamente no Word durante a mala direta. A mala direta da Microsoft não é mágica, mas pode funcionar quase tão rápido.
Obviamente, a Mala Direta inclui muitos benefícios para empresas de correspondência e grandes corporações que realizam correspondências em massa. Mas é mesmo muito útil para pessoas comuns. Se você não precisar mais entregar o endereço de cada envelope, sua família pode voltar ao espírito de enviar lindos cartões de férias (em papel) todo mês de dezembro. Se você ajudar a administrar o PTA local ou uma tropa de escoteiros, a Mala Direta pode ser muito útil para enviar panfletos.
Como funciona a mala direta?
Há três documentos envolvidos em uma mala direta. Quando se trata de etiquetas, o documento principal é aquele que você usa para configurar o layout, incluindo o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno nas etiquetas de envio, se desejar incluí-las. Sua lista de endereçamento, que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas, é a fonte de dados. Esses dois documentos, combinados, produzem as etiquetas de endereço. Aqui está um diagrama:
Existem algumas "pegadinhas" inesperadas.
Se você estiver usando o Excel, Outlook ou Access como fonte de dados, por exemplo, precisará observar certas regras que podem não ser imediatamente óbvias. Por exemplo, ao usar uma planilha do Excel, você precisa certificar-se de que a coluna para CEPs ou códigos postais esteja formatada como texto para não perder nenhum zero.
Além disso, você não pode usar seus contatos do Outlook como sua fonte de dados, a menos que tenha feito do Outlook seu programa de email padrão.
Pode ser mais simples usar o Word como sua fonte de dados, especialmente se você tem experiência com o Word, mas não conhece profundamente as outras ferramentas de produtividade de escritório da Microsoft.
Veja como você pode criar e imprimir rapidamente etiquetas de endereçamento básicas na maioria das edições do Word, tudo dentro do Word, sem passar pela rotina mais demorada do Assistente de mala direta passo a passo.
Etapa 1. Prepare o documento principal para os rótulos
No Word, vá para o menu Arquivo. Selecione Novo Documento e, em seguida, Documento em Branco.
na guia Correspondências, vá para o grupo Iniciar Mala Direta e escolha Iniciar Mala Direta, Etiquetas. Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, marque se você planeja usar uma impressora de alimentação contínua ou de alimentação por folha.
Em seguida, em Informações da etiqueta, escolha o fornecedor da etiqueta e o número do produto que corresponde ao pacote de etiquetas que você usará. Pressione OK.
Etapa 2. Configure a lista de discussão no Word
Vá para Selecionar destinatários e escolha Digite uma nova lista.
Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços que aparece, digite as informações de cada membro de sua lista de endereçamento em cada coluna conforme apropriado. (Fizemos isso abaixo com uma pequena lista de personagens fictícios.)
Use a tecla Tab para mover de uma coluna para a próxima ou avançar para a próxima linha na tabela. Para criar uma nova linha na tabela, escolha Nova entrada ou pressione ALT+N.
Um recurso fácil de usar chamado Personalizar Colunas oferece muita flexibilidade sobre as informações a serem incluídas em suas etiquetas de endereçamento. Conforme indicado abaixo, você pode remover colunas como Título ou Linha de endereço 2. Você também pode remover números de telefone e endereços de e-mail, pois eles geralmente não são necessários em etiquetas de endereço.
Também em Personalizar Colunas, você pode adicionar novas colunas, renomear colunas existentes ou alterar a ordem das colunas na lista. Depois de fazer todas as alterações desejadas nas colunas, escolha OK.
Quando terminar de adicionar todas as pessoas que deseja à sua lista, clique em OK.
Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços, dê um nome ao novo arquivo e escolha Salvar.
Depois de adicionar todos os endereços à sua lista de e-mails, você acabará com uma lista de Destinatários da Mala Direta mais ou menos assim:
Etapa 4. Adicione os endereços aos seus marcadores
O Word não sabe necessariamente como você deseja que seus rótulos sejam projetados. Na próxima etapa, vá para Bloco de Endereços para definir onde os endereços devem aparecer nas etiquetas.
Após selecionar Bloco de endereço, clique em OK. O Word inserirá o bloco de endereço na primeira etiqueta de endereço da página. Depois disso, selecione Atualizar todos os rótulos para replicar o catálogo de endereços em todos os rótulos da página.
Etapa 5. Visualize e imprima suas etiquetas
Na página Visualizar resultados, você deverá ver uma visualização de todos os endereços na página.
Se tudo parece bom, vá para Finish &Merge para imprimir suas etiquetas. Se você se deparou com alguma confusão ou se decidiu que deseja rótulos mais sofisticados, volte ao menu Arquivo e inicie um novo documento em branco.
Retorne ao grupo Iniciar mala direta, desta vez selecionando o assistente - o da mala direta, é claro, não o da Terra de Oz de Dorothy.
