Adicionar grandes intervalos de dados, imagens incorporadas ou formatação complexa aumenta ligeiramente o tamanho de um arquivo do Excel. Em alguns casos, no entanto, os tamanhos dos arquivos do Excel ficam fora de controle aparentemente sem motivo. Muitas vezes, esse problema é causado pelo Excel armazenando configurações de formatação para células muito fora do intervalo de dados reais. Para corrigir o problema, exclua as linhas e colunas após o final de seus dados. Para mais economia de espaço, converta arquivos antigos do Excel para o formato XLSX ou para o formato Binary Workbook.
Limpar células não utilizadas e formatação
Ao formatar muitas células - como alterar a cor de fundo de uma planilha inteira - o Excel geralmente armazena apenas informações sobre células que contêm dados, mesmo que aplique visualmente a alteração a todas as células selecionadas. Em alguns casos, como se você tiver um valor incorreto em uma coluna distante, o Excel salva dados de formatação excessivos e cria arquivos grandes. Para reduzir o tamanho do arquivo, selecione a coluna à direita da última coluna preenchida, pressione “Ctrl-Shift-Right” para selecionar as colunas restantes, clique com o botão direito do mouse na área selecionada e escolha “Excluir”. Selecione as linhas em excesso abaixo de seus dados com "Ctrl-Shift-Down e repita as etapas usadas para colunas.
Alterar tipos de arquivo
Os arquivos criados com versões do Excel anteriores a 2007, que usam a extensão XLS, podem ocupar até mais que o dobro do espaço daqueles com a extensão XLSX mais recente. Contanto que você não precise de compatibilidade com versões anteriores do Excel, converta o arquivo executando um "Salvar como..." e escolhendo "Pasta de trabalho do Excel" no menu suspenso ao lado de "Salvar como tipo... ." Você pode reduzir ainda mais os arquivos e melhorar a velocidade de salvamento usando o tipo de arquivo Excel Binary Workbook, mas isso impede que programas alternativos de planilha carreguem o arquivo.
