O Excel tem uma reputação de uso em departamentos de contabilidade e, embora suas funções matemáticas sejam vitais para a contabilidade, as planilhas e gráficos do programa ajudam em tudo, desde a criação de uma lista de compras até a análise de registros científicos. Mudar do Word para o Excel para tarefas do dia-a-dia pode parecer intimidante no começo, mas depois que você se acostuma a trabalhar em uma planilha, o Excel torna a organização e o cálculo muito mais simples.
Faça uma lista para casa ou trabalho
Uma das habilidades mais simples e fundamentais do Excel é
organizar dados . O Excel não pode competir com o Microsoft Access na construção de bancos de dados complexos, mas para a organização diária, o Excel tem muitos recursos e é muito mais fácil de usar. Para fazer uma lista, basta escrever nas células que você precisar - se você precisa de uma lista básica de compras de duas colunas ou um inventário ou um catálogo de toda a sua biblioteca, o Excel ajuda a manter seus dados no lugar e fornece classificação e pesquisa.
Para um layout mais sofisticado sem trabalho extra,
comece com um modelo pesquisando na página "Novo" do menu Arquivo no Excel 2010 ou 2013. A Microsoft fornece vários modelos gratuitos para criar listas, desde listas de esportes até faturas e listas telefônicas.
Faça um gráfico de seus dados em um gráfico
Insira um intervalo de dados no Excel e o programa pode visualizá-lo automaticamente como um gráfico ou tabela. Depois de digitar seus dados, selecione-os e escolha um dos estilos de gráfico na guia Inserir. O Excel 2013 torna o processo ainda mais fácil com os "
Gráficos recomendados " que verifica seus dados e visualiza os gráficos mais relevantes.
O layout correto de dados para um gráfico requer alguma prática. Por exemplo, para construir um gráfico de pizza, use duas colunas:a primeira contendo rótulos e a segunda contendo porcentagens. Da mesma forma, um gráfico de linhas usa apenas duas colunas:uma para rótulos e outra para pontos no eixo Y. Se seus dados incluirem as coordenadas X e Y, use um gráfico de dispersão.
Automatize a contabilidade com funções
As funções do Excel automatizam fórmulas matemáticas, simplificando a contabilidade, a contabilidade e outros rastreamentos de dados. Uma das funções mais comuns, SUM, adiciona outras células e tem um atalho de um botão:selecione um grupo de células e
pressione "Alt-Equals" para preencher a soma . Algumas funções analisam o conteúdo das células e podem até trabalhar com texto. Por exemplo, EXACT verifica se duas células têm o mesmo conteúdo e retorna "TRUE" ou "FALSE".
Para inserir uma função,
digite um sinal de igual, o nome da função e um parêntese aberto , e então preencha suas variáveis clicando em outras células para consultar seu conteúdo. Para obter uma explicação guiada sobre como usar qualquer função, selecione-a na Biblioteca de funções na guia Fórmulas.
Calcular com fórmulas complexas
Para aproveitar ao máximo as funções do Excel,
associe-as em fórmulas de várias partes para completar cálculos complexos. Quase qualquer conjunto de funções pode funcionar em conjunto. Por exemplo, adicione uma coluna de células e arredonde-a para a centena mais próxima combinando SUM com ROUND:
=ROUND(SUM(A1:A5), -2) arredonda a soma das células A1 a A5 para duas casas à esquerda do decimal, resultando em uma casa arredondada das centenas.
As fórmulas também podem fazer referência a outras fórmulas. Um uso é rastrear rapidamente o faturamento e os pagamentos do seu negócio. Some as faturas de um cliente em uma coluna, some os pagamentos em uma segunda coluna e use a função SE para gerar uma resposta simples:
=IF(B10>=A10,"PAID","UNPAID") verifica se a soma dos pagamentos em B10 atende ou excede a soma dos encargos em A10 e informa "PAGO" ou "NÃO PAGO" em texto simples.
