Com o Microsoft Access, o usuário médio pode trabalhar com bancos de dados sem ser altamente qualificado na área. A Microsoft tornou mais fácil para qualquer pessoa aprender a trabalhar com bancos de dados, substituindo alguns dos trabalhos complicados por modelos fáceis de usar. Embora o uso do Access possa ser um desafio apenas por causa das amplas opções que ele oferece, sua interface amigável oferece a qualquer pessoa a oportunidade de operar um banco de dados com sucesso.
Usando o acesso
O Microsoft Access é um programa de software de banco de dados que torna a manipulação de dados gerenciável para usuários de vários níveis de habilidade. Você pode inserir dados e classificar, filtrar ou agrupar informações de acordo com suas necessidades. É particularmente útil quando há milhares de registros e classificá-los individualmente levaria horas. O Access permite-lhe obter rapidamente a informação de que necessita, especificando o tipo de informação que procura. Também podem ser criados relatórios que extraem informações do banco de dados de acordo com os parâmetros do projeto. Por exemplo, um banco de dados pode conter uma lista de clientes, incluindo idade, sexo, estado civil, endereço, endereços de e-mail e número de telefone. Se necessário, você pode classificar qualquer uma dessas informações, criando relatórios apenas em clientes únicos ou organizados por código de área.
Benefícios do Acesso
Sabendo que nem todos são habilidosos em criar bancos de dados, a Microsoft criou modelos básicos que um usuário pode baixar e usar imediatamente. Se preferir, você pode criar um banco de dados do zero ou ajustar um modelo para se adequar ao seu projeto. O Access armazena milhares de registros, portanto, se você iniciar um novo projeto para os mesmos dados, não precisará inseri-los novamente. O Access também se integra a outros produtos do Microsoft Office, incluindo Excel e Word. Por exemplo, você pode criar uma mala direta com milhares de cartas personalizadas tocando em um banco de dados de clientes do Access.
Aplicativos da Web e colaboração
Com o Access 2013, a Microsoft introduziu aplicativos Web personalizáveis para simplificar o processamento de dados para os usuários e facilitar a colaboração em projetos. Usando um site do Microsoft Office 365 ou um SharePoint Server 2013, um escritório inteiro pode trabalhar com o mesmo banco de dados. Usando modelos de aplicativos da Web personalizáveis, você pode garantir que cada pessoa obtenha a interface necessária para adicionar, editar ou excluir dados, bem como executar relatórios.
Termos importantes do banco de dados
O Access usa vários termos que podem ser novos para você. Um "banco de dados" é simplesmente uma maneira de organizar e armazenar informações sobre pessoas, lugares e coisas. O Access é na verdade um sistema de gerenciamento de banco de dados que abriga esses vários bancos de dados para que você possa acessá-los. Cada banco de dados pode ser formado por várias tabelas, sendo cada tabela composta por colunas e linhas, semelhante a uma planilha. As colunas em uma tabela de banco de dados são chamadas de "campos". As linhas são chamadas de "registros". "Consultas" são funções que permitem ao usuário obter dados específicos da tabela. As consultas podem ajudar a filtrar, resumir e realizar cálculos com seus dados.
Projetando seu primeiro banco de dados
Um pouco de planejamento ajuda bastante para o melhor uso de um banco de dados do Access. Primeiro, descubra como o banco de dados será usado. Em seguida, reúna todas as informações a serem inseridas no banco de dados e organize as informações em categorias, cada uma das quais se tornará uma tabela. Insira os dados nas tabelas, que se tornarão colunas e criará relacionamentos entre as tabelas se houver mais de uma. Por fim, aplique as regras de normalização para garantir que as tabelas estejam estruturadas corretamente.
