Criar um catálogo de endereços em seu computador é uma ótima maneira de manter todos os seus contatos em um só lugar. E o Microsoft Excel é o melhor software para fazer um catálogo de endereços em um computador. O Excel está amplamente disponível e acessível para quase todos, e é muito fácil de usar. Criar um catálogo de endereços no Excel envolve simplesmente configurar e formatar algumas colunas e, em seguida, inserir informações. Uma vez que o catálogo de endereços esteja configurado, ele pode ser facilmente usado para mala direta ou como uma lista de referência. As instruções abaixo o ajudarão a configurar um catálogo de endereços no Excel 2003 ou no Excel 2007.
Etapa 1
Abra o Microsoft Excel no seu computador. Você verá que uma planilha se abre com linhas e colunas predeterminadas. Você usará essas linhas e colunas para configurar seu catálogo de endereços.
Etapa 2
Adicione um título ao topo da planilha. Isso ajudará você a lembrar quais informações estão em um determinado catálogo de endereços. Você pode precisar configurar diferentes catálogos de endereços para diversos fins – por exemplo, um para membros de um clube do livro e outro para familiares. Ter um título claro ajudará você a manter tudo organizado. Deixe o título em negrito e aumente o tamanho da fonte, usando as ferramentas na barra de ferramentas superior.
Etapa 3
Pule algumas linhas após o título e insira os cabeçalhos das colunas no catálogo de endereços. Os seguintes títulos de coluna serão muito úteis:Nome, Endereço, Cidade, Estado, CEP, Número de Telefone, Número de Fax e Endereço de E-mail. Digite esses títulos nas colunas A a H, respectivamente. É muito importante que cada item seja inserido em uma coluna separada.
Etapa 4
Centralize e negrito os títulos das colunas. Para fazer isso, clique no número da linha à esquerda da linha de títulos. Isso destacará ou selecionará a linha inteira. E, em seguida, use as ferramentas negrito e central na barra de ferramentas superior.
Etapa 5
Insira as informações de contato em cada coluna. As informações de cada contato devem ser inseridas em uma linha separada. Dependendo de quantos contatos você tem, isso pode levar algum tempo. Mas, lembre-se, você só precisará fazer isso uma vez. No futuro, você só terá que adicionar novos contatos e atualizar as informações. Se você não tiver determinados itens de informação para determinados contatos, deixe a célula em branco. Lembre-se de usar as abreviações de estado de duas letras que os correios exigem.
Etapa 6
Formate o texto na coluna CEP para fazer com que todos os CEPs tenham a mesma aparência. Realce todo o texto na coluna, exceto o título da coluna. Clique com o botão direito do mouse nas células destacadas e selecione “Formatar células”. Clique na guia "Número" e, em seguida, clique em "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "Código postal" ou "Código postal + 4" na caixa "Tipo". Clique OK." Isso fará com que todos os CEPs pareçam iguais.
Etapa 7
Formate o texto na coluna Número de telefone para que todos os números de telefone na coluna tenham a mesma aparência. Realce o texto na coluna Número de telefone, exceto o título da coluna. Botão direito do mouse sobre ele e selecione “Formatar células”. Na guia "Número", selecione "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "Número de telefone" na caixa "Tipo". Clique OK."
