A automação de escritório hoje se refere a muito mais do que uma máquina de escrever e uma copiadora. A informação eletrônica e digital é o cerne da automação de escritório moderna. Pode consistir em computadores estritamente internos ou, mais provavelmente, incluir uma rede digital mundial através da Internet e armazenamento em nuvem externo. À medida que avança no século 21, você encontrará benefícios e desvantagens inerentes à automação de escritório em todas as suas permutações.
Economize tempo e recursos da empresa
Desde a introdução da automação de escritório, o equipamento permitiu que as empresas economizassem tempo e dinheiro. Em vez de esperar que um documento chegue a um cliente pelo correio, você pode enviá-lo por fax em alguns minutos. Agora, os avanços dos computadores e a Internet tornaram as comunicações instantâneas. Sempre que você economiza tempo, você economiza dinheiro. Você não é limitado por limitações geográficas, economizando recursos que gastou em viagens. Além disso, embora você ainda possa fazer cópias impressas de muitos documentos, o armazenamento digital permite economizar tempo e dinheiro em papel e espaço de armazenamento.
Confie na automação para precisão
Embora seja verdade que uma máquina seja tão eficaz quanto os humanos que a criaram e as informações coletadas digitalmente sejam tão precisas quanto a pessoa que as enviou, uma vez que os bugs são resolvidos pelos programas, eles são infinitamente mais confiáveis do que os humanos. Existem softwares para somar números em planilhas e orçamentos, por exemplo, que sempre dão o saldo correto e não dependem dos dedos de um contador na máquina de somar. Os modelos podem ser criados e usados repetidamente para evitar erros na documentação padrão.
Quando a automação dá errado, você está com problemas
As empresas que dependem exclusivamente da automação para operar e executar seus sistemas de informação podem entrar em pânico quando esses mesmos sistemas falham. Os custos para consertar ou substituir sistemas quebrados podem ser exorbitantes. Você não pode simplesmente pegar uma borracha e fazer correções. Você precisa empregar técnicos para acompanhar as atualizações e falhas de software e hardware, ou ter um serviço confiável para chamar a qualquer momento. Então você tem toda a questão da confidencialidade e segurança. Você pode manter segredos comerciais e contar apenas a alguns indivíduos confiáveis, mas se os dados forem divulgados na Web, não há como recuperá-los.
Os usuários nem sempre são fáceis de mudar
À medida que a automação de escritório continua a evoluir e você incorpora novas tecnologias em seus sistemas para permanecer competitivo e lucrativo, a desvantagem é que você precisa treinar novamente todo o seu quadro de usuários. Todos, de sua secretária ao atendente de pedidos e de seus clientes aos vendedores que entregam seu produto ou serviço, devem aprender os novos sistemas. Muitas pessoas não aprendem novos sistemas facilmente e outras são teimosas em fazer as coisas do jeito que sempre fizeram. Então, enquanto você tem as despesas relacionadas ao retreinamento, você também tem as atitudes de seus usuários finais para combater.
