Como o Microsoft Outlook integra seu e-mail, calendário e contatos, enviar uma solicitação de reunião pode ser uma tarefa bastante simples. Basta digitar os nomes das pessoas que você está convidando, a hora e o local, e pressionar o botão Enviar para fazer o trabalho. No entanto, a Microsoft incluiu muitos recursos adicionais nessa tarefa, que podem aprimorar sua solicitação de reunião, especialmente se seu escritório usar o Microsoft Exchange.
Etapa 1
Inicie o Outlook e clique no
Calendário ícone na parte inferior do menu esquerdo. Na guia Página inicial do Calendário, clique em
Nova reunião ícone. Para criar uma nova reunião de qualquer lugar no Outlook, você também pode pressionar
Ctrl-Shift-Q .
Etapa 2
Insira os detalhes da reunião nos campos apropriados. Coloque o cursor no
Assunto campo e digite um nome para a reunião. Selecione o
Local campo e digite um endereço, prédio ou quarto. Clique no
Horário de início e
Horário de término " e especifique os horários de início e término da reunião. Como alternativa, selecione
Dia inteiro caixa de seleção para eventos que duram 24 horas, da meia-noite à meia-noite das datas especificadas. Selecione a
Mensagem campo na parte inferior da caixa de diálogo se precisar digitar uma mensagem apropriada para os convidados.
Se seu escritório usa o Microsoft Exchange, você também pode ter um
Salas opção, para que você possa ver se uma sala específica está disponível e reservá-la para sua reunião.
Etapa 3
Para inserir os nomes das pessoas que você deseja convidar, selecione
Para campo. Se alguém ainda não estiver em seus Contatos do Outlook, você pode simplesmente inserir seus endereços de e-mail. Para abrir seu catálogo de endereços, clique em
Reunião guia, selecione
Participantes e clique em
Catálogo de endereços .
O menu Participantes também oferece a opção de cancelar uma reunião agendada e especificar opções de resposta para os destinatários, o que inclui dar aos destinatários a capacidade de propor um horário diferente para a reunião.
Etapa 4
Clique em
Programar ícone logo abaixo do ícone Reunião na guia Página inicial se quiser verificar se a reunião se adequa à sua agenda. Os calendários dos destinatários também podem aparecer se você estiver na mesma rede do Exchange e tiver permissão para visualizar os calendários deles.
Se você for um usuário do Exchange, clique em
Assistente de agendamento para encontrar a melhor hora e local para se encontrar com base nos horários dos destinatários e na disponibilidade de quartos.
Etapa 5
Clique nas
Opções ícone na guia Reunião para selecionar como você deseja que o horário da reunião apareça em seu calendário. As opções adicionais aqui também permitem definir um lembrete de reunião e especificar se a reunião será recorrente ou não, como para definir reuniões semanais ou mensais.
Etapa 6
Clique em
Revisar guia para verificar a ortografia e gramática em sua solicitação de reunião. Observe que as opções adicionais aqui permitem traduzir a solicitação para outros idiomas, bem como verificar fusos horários e até acessar um dicionário de sinônimos.
