O e-mail tornou-se uma forma essencial de comunicação empresarial. Embora o e-mail pessoal seja informal, o e-mail comercial exige profissionalismo e cortesia. As partes básicas de uma carta comercial em papel também se aplicam à correspondência na Internet.
Assunto
Faça a linha de assunto breve e precisa. Evite usar designações que possam acionar o filtro de spam do destinatário, como "Re", uma abreviação tradicional de memorando do escritório para "A respeito" ou "Fwd", que significa uma mensagem de e-mail encaminhada. Sempre preencha a linha de assunto; deixá-lo em branco também pode chutar sua mensagem para a pasta de spam.
Saudação
Use uma saudação profissional para mensagens de e-mail comerciais. "Dear Mr. Foster" cria uma impressão muito melhor do que "Hey, Bob" e reflete sua imagem como empresário. Deixe uma linha em branco após a saudação e comece o corpo do e-mail. Esse padrão torna a mensagem inteira mais fácil para o destinatário ler.
Corpo
Siga as diretrizes padrão de carta comercial para o corpo do seu e-mail. Use uma linguagem educada para fazer um pedido ou explicar um ponto. Se não tiver certeza de que o destinatário se lembrará de você ou se estiver fazendo contato pela primeira vez, apresente-se na primeira linha. "Obrigado por falar comigo na quinta-feira passada sobre o contrato com Johnson" vai refrescar a memória do destinatário antes de entrar nos detalhes do negócio em questão.
Assinatura
Adicione uma linha em branco após o corpo do e-mail, novamente para tornar a mensagem mais fácil para os olhos, e termine a mensagem com uma despedida educada, como "Atenciosamente", "Atenciosamente" ou até mesmo "Obrigado". Após o seu nome, adicione seu endereço de e-mail, número de telefone. seu título com a empresa e até mesmo o endereço do escritório, se desejar. Isso oferece ao destinatário todas as suas informações de contato em um só lugar.
Leia duas vezes, envie uma vez
Antes de clicar em "Enviar", releia o e-mail para procurar problemas:O endereço de e-mail do destinatário está correto no campo "Para", há uma linha apropriada no campo "Assunto" e a mensagem está livre de erros ortográficos, de contexto ou gramaticais . Verifique também sua assinatura e informações de contato.
Mantenha-se profissional
Use apenas texto preto em um fundo branco. Escolha uma fonte profissional, como Times New Roman ou Courier. Não use fontes coloridas e curvas, fundos com gráficos pesados, emoticons ou gírias da Internet, como "LOL" (Laughing Out Loud). Evite digitar uma mensagem em letras maiúsculas, o que é considerado gritar em forma de texto. Se você estiver enviando um email comercial para um grande número de destinatários, use a opção Blind Carbon Copy (BCC). Dessa forma, o endereço de e-mail de cada leitor fica protegido e é menos provável que acabe na lista de spam de alguém.
