As mensagens comerciais geralmente seguem um padrão direto ou indireto. É uma forma de organizar as informações que estão sendo comunicadas na mensagem, dependendo se a ideia principal é uma notícia boa, ruim ou neutra. Escolha o padrão mais eficaz para seus e-mails comerciais, dependendo de como você acha que seu leitor reagirá à ideia principal.
Usando o e-mail direto para ir direto ao ponto
Nos e-mails diretos, o ponto principal vai no início, seguido de detalhes, explicações ou evidências que o apoiem. Um e-mail organizado dessa maneira economiza tempo do leitor ao chegar ao objetivo da mensagem imediatamente. Também ajuda o leitor a colocar os detalhes a seguir em contexto e perspectiva. Isso evita que o leitor fique frustrado por ter que percorrer parágrafos de informação para encontrar o ponto principal. O padrão direto funciona melhor se o leitor for receptivo ao ponto principal, não resistente.
Enviando mensagens positivas e neutras
Se o seu leitor estiver satisfeito, levemente interessado ou neutro (não tiver sentimentos sobre isso de uma forma ou de outra), use o padrão direto. Considere um e-mail de um cliente após uma oferta para cumprir um contrato. Se você ganhar o contrato, a carta começará com algo como "Sua oferta foi analisada e temos o prazer de oferecer o contrato à sua empresa". Quando o ponto principal for uma boa notícia ou uma notícia neutra, comunique-a imediatamente e acompanhe os detalhes. A maioria dos e-mails usará essa abordagem, incluindo aqueles que lidam com tarefas de rotina, pedidos e reconhecimentos.
Usando o e-mail indireto para fazer um ponto
Nos e-mails indiretos, o ponto principal vai mais adiante na mensagem, após os detalhes, explicações ou evidências. Usar o padrão indireto em um e-mail mostra que você respeita os sentimentos do seu leitor, que podem ser prejudicados pelo ponto principal. Ao acumulá-lo, você permite que seu leitor esteja mais preparado para recebê-lo. É também uma tentativa de encorajar o leitor a ouvi-lo --- se você expressar uma ideia principal que irá aborrecer o leitor logo no início de uma mensagem, ele poderá parar de ler. No geral, o objetivo é minimizar qualquer reação negativa que seu leitor possa ter.
Enviando mensagens negativas ou confidenciais
Se o seu leitor for desinteressado, descontente ou hostil, use o padrão indireto. Considere o e-mail do cliente novamente. Se você não ganhou, a carta começa de forma diferente:"Obrigado por enviar uma oferta para trabalhar em nosso contrato. Analisamos cada oferta cuidadosamente, etc." O ponto principal, que você já acha que sabe, mas continua lendo mesmo assim, vem muito depois. Use um e-mail indireto quando o ponto principal for uma má notícia, como ao recusar uma solicitação ou negar uma reclamação. Essa abordagem também funciona bem quando você está tentando vender algo ou compartilhando informações confidenciais.
