A maioria das residências e escritórios, apesar de décadas de conversas sobre a eliminação do papel, ainda contém uma mistura desconfortável de arquivos e documentos digitais e em papel. Transformar documentos digitais em físicos é uma questão relativamente simples de imprimi-los, mas passar do físico para o digital geralmente leva mais tempo e esforço. A ferramenta mais versátil para o trabalho é um scanner. Eles vêm em formulários planos e alimentados por folha, sendo os scanners alimentados por folha os melhores para uso com documentos de várias páginas.
Uma breve descrição
Fisicamente, os scanners alimentados por folha se assemelham a uma impressora compacta a laser ou jato de tinta. Isso é natural, porque eles têm mecanismos semelhantes de manuseio de papel. No caso de um scanner, os documentos em papel são retirados do alimentador de folhas e passam pelo sensor de imagem da máquina, terminando na bandeja de saída. O software do scanner identifica as letras impressas na página e as converte em texto digital - um processo chamado reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR. Este software é inteligente o suficiente para reconhecer imagens gráficas e digitalizá-las em sua forma original.
No que eles são bons
Os scanners alimentados por folha são melhor usados com materiais impressos padrão, desde documentos legais assinados até pilhas de memorandos e faturas. Na maioria dos casos, você pode simplesmente carregar o alimentador e deixar o scanner trabalhar, embora documentos confidenciais devam ser revisados por olhos humanos para verificar se há erros de transcrição. Todos, exceto os modelos mais básicos, executam a digitalização duplex – lendo os dois lados de um documento ao mesmo tempo – o que reduz pela metade o tempo de digitalização de uma pilha de documentos.
Em que eles não são bons
Apesar de sua velocidade e versatilidade, os scanners alimentados por folha têm limitações. Eles não podem lidar com documentos muito grandes e não devem ser usados com documentos frágeis ou danificados que possam ser separados no alimentador. Eles não podem digitalizar livros ou revistas encadernados, e seus sensores de imagem funcionam em resoluções muito mais baixas do que você encontraria em um scanner de mesa ou fotográfico. Se você precisar incorporar imagens de alta resolução em seu documento, quase sempre é melhor digitalizá-las separadamente em um scanner de mesa e inseri-las manualmente no documento.
Escolhendo e escolhendo
Os scanners alimentados por folha existem para eliminar a desordem de seus documentos em papel e são mal adaptados para outros usos. Escolha entre eles com base em suas necessidades de manuseio de documentos. Por exemplo, uma firma jurídica ou de contabilidade pode precisar de um modelo com um alimentador de folhas de alta capacidade, enquanto uma pequena empresa doméstica pode pagar menos por um modelo de menor capacidade. Esses usuários de alto volume também devem comprar um scanner com um ciclo de trabalho alto, uma medida do número de páginas que ele pode digitalizar com segurança em um mês. Os scanners com resolução mais alta digitalizam mais lentamente do que os de resolução padrão, mas são melhores para uso com relatórios e documentos muito ilustrados.
