Esteja você alterando o endereço de e-mail anexado a uma conta existente ou criando uma nova conta de e-mail, não é um processo complicado notificar seus contatos pessoais e/ou comerciais. Envie a eles uma mensagem básica de atualização por meio de seu serviço de e-mail e faça o acompanhamento com pelo menos um outro método de notificação.
Escreva a mensagem
Antes de enviar uma notificação, certifique-se de que ela contenha todas as informações que as pessoas em seu catálogo de endereços precisam para permanecer em contato com você após a alteração. A notificação deve incluir o novo endereço e a data em que você planeja parar permanentemente de usar seu endereço antigo. Por exemplo, "Decidi alterar meu endereço de e-mail para [endereço]. Vou parar de usar meu endereço existente em [data]. Atualize seus catálogos de endereços. Obrigado!"
Envie a mensagem
Se você estiver fazendo uma alteração que afete contatos pessoais e comerciais, envie a notificação para cada grupo separadamente para não compartilhar contatos de trabalho com familiares e amigos ou vice-versa. Ao entrar em contato com pessoas do mesmo grupo, proteja a privacidade de qualquer pessoa que não queira que seu endereço de email seja compartilhado usando o campo Cco para ocultá-lo dos destinatários no campo Para. Além disso, muitos serviços de e-mail sinalizam automaticamente como possível spammer qualquer conta que envie um e-mail para vários destinatários. A menos que seu serviço permita envios em massa, envie a mensagem para menos de 20 destinatários por vez.
Automatize a notificação
A maioria dos serviços de email oferece uma ferramenta de "Resposta de férias" ou "Fora do escritório" que envia automaticamente uma mensagem personalizada de "ausência" para qualquer pessoa que enviar um email em um dia em que você não estiver verificando as mensagens ativamente. Se o seu novo endereço de e-mail estiver anexado a uma conta separada, você também poderá usar essa ferramenta para notificar qualquer pessoa que tenha esquecido de contatar sobre a alteração. Depois de mudar para seu novo endereço, localize a ferramenta nas configurações da conta antiga, cole a mensagem de notificação de endereço que você escreveu no campo de mensagem automática personalizada, ative o recurso e deixe-o ativado por cerca de um mês.
Enviar notificações alternativas
Qualquer pessoa em seu catálogo de endereços pode perder sua mensagem importante se, por exemplo, você digitou acidentalmente um endereço incorretamente ou usou um endereço antigo, ou a mensagem acabou em uma pasta de spam. Publique sua mensagem como uma atualização de status em redes sociais online e páginas de grupos de interesse ou, se aplicável, envie-a para contatos por meio de um serviço de bate-papo. Além disso, se você estiver alterando um endereço de e-mail comercial, considere informar seus clientes, clientes ou fornecedores sobre as novas informações de contato por meio de cartão postal.
