Uma teleconferência é uma chamada em grupo entre colegas, familiares ou amigos. Uma pessoa inicia a chamada e passa a informação para as outras. Como o nome sugere, você está realizando uma conferência ou reunião por telefone. Há uma série de vantagens e desvantagens da teleconferência que você deve considerar antes de escolher esse método de reunião.
Agendamento imediato e flexibilidade
Você pode configurar uma chamada de teleconferência em questão de minutos. Existem serviços de teleconferência online que permitem que você faça login, defina a data e hora da sua chamada e recupere um número de telefone e um número de identificação pessoal, ou PIN, para distribuir aos participantes da chamada quase instantaneamente. Os participantes da chamada também têm muita flexibilidade. Os chamadores podem sair e voltar à discussão sempre que desejarem.
Capacidade de gravar
Outra vantagem da teleconferência é que você tem o comprovante de quem participou da ligação e também pode ter a ligação gravada. Portanto, se houver alguma disputa ou dúvida sobre os termos de um acordo verbal feito por telefone, você pode simplesmente consultar a gravação ou transcrição da chamada. Você também pode enviar por e-mail a cada participante uma cópia da chamada. Isso ajudará seus clientes, colegas e funcionários a serem mais eficientes. Por exemplo, se você estiver discutindo um projeto a ser concluído, um funcionário pode repetir a chamada para esclarecer seu papel no projeto.
Difícil de oficiar
Em uma reunião normal, geralmente uma pessoa é designada para atuar como parlamentar durante o processo. O parlamentar é uma pessoa neutra que evita que a discussão se desvie do tema, media os argumentos e mantém a reunião curta. No entanto, quando você está tendo uma reunião por telefone, é menos provável que as pessoas respeitem e reconheçam o parlamentar. Como resultado, uma teleconferência pode ser difícil de gerenciar e oficiar.
Impessoal
Como essa teleconferência substitui uma reunião presencial real, essa pode ser uma maneira muito impessoal de conduzir negócios ou discutir questões com seu grupo. Você não pode olhar nos olhos de uma pessoa quando ela está falando ou observar seus movimentos para avaliar seu humor, significado ou intenção. É mais difícil para os membros desenvolverem uma forte conexão uns com os outros. Se você substituir as reuniões presenciais por teleconferência, os membros do seu grupo podem, com o tempo, começar a se desconectar uns dos outros.
