Enviar fax por e-mail—enviar e receber cartas de apresentação e/ou documentos virtualmente—tem uma ampla gama de benefícios, incluindo a capacidade de enviar várias páginas ou faxes de uma só vez e economizar em suprimentos, impressão e custos de reparo associados a aparelhos de fax. Enviar e-mail para um número de fax usando o Microsoft Outlook não é difícil, exigindo apenas uma assinatura de serviço de fax e possivelmente alterações na configuração do Outlook, dependendo do serviço de fax ou da versão do Outlook. Uma vez configurado, o processo usa as mesmas ferramentas de uma mensagem de e-mail normal, mas de maneiras ligeiramente diferentes.
Etapa 1
Assine um serviço de fax e siga as instruções de configuração do Outlook exigidas pelo seu provedor de serviços de fax, se necessário. Se você já tem uma assinatura ou trabalha em uma rede com serviços, vá para a Etapa 2. Para revisar uma lista de provedores de serviços de fax pela Internet, como MyFax ou RapidFAX, clique no link na seção Recursos abaixo ou vá para "Arquivo" em Microsoft Outlook e em “Novo” clique em “Fax” ou “Internet Fax”. Quando o Microsoft Outlook solicita que você se inscreva em "Serviços de fax", clique em "Ok" para abrir a lista de provedores de fax da Internet na página da Microsoft.
Etapa 2
Abra uma janela de mensagem de e-mail em branco.
Etapa 3
Digite o número do destinatário do fax ou o endereço de e-mail do número do fax no campo "Para..." da sua mensagem de e-mail. Dependendo das instruções do seu provedor de serviços de fax, dos serviços baseados em rede da sua empresa e/ou da sua versão do Microsoft Outlook, você pode digitar o número do fax de várias maneiras:
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Somente número de fax:número de fax de 10 dígitos, número de 8 dígitos sem código de área, número de 10 dígitos com os dígitos do cartão de chamada a seguir ou um número internacional)
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Número de fax após o texto "fax:" entre colchetes:[fax:1234567890]
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Endereço de e-mail com o número de fax como nome de usuário seguido do símbolo @ e nome de domínio do provedor de serviços de fax:1234567890@serviceprovider's domain name
Etapa 4
Adicione um "Assunto:" descrevendo a finalidade do fax, como faria normalmente em um e-mail. Alguns serviços exigem que o campo "Assunto" tenha o nome do destinatário ou a saudação que normalmente apareceria em uma folha de rosto de fax. Por exemplo, "Horatio Banister Washington" ou "Fax para Consuela".
Etapa 5
Anexe sua folha de rosto e documentação de fax ao e-mail, a menos que seu serviço permita que o corpo do e-mail sirva como folha de rosto, fornecendo informações de contato de retorno e mensagem ou instruções para o destinatário.
Etapa 6
Clique no botão "Enviar" para enviar o fax. Após um determinado período, seu provedor de serviços de fax enviará por e-mail uma notificação de status do fax semelhante a uma folha de transmissão. Se o fax não foi enviado, tente novamente ou entre em contato com o destinatário para obter um número alternativo.
Dica
Se o seu provedor de serviços de fax usa um endereço de e-mail normal para direcionar faxes através de um servidor para uma ou mais máquinas ou destinatários, digite o endereço de e-mail no campo "Para..." (sunnyfaxes@domainname) e o(s) número(s) de fax em o corpo do e-mail. Anexe sua folha de rosto/documento(s) e clique no botão "Enviar".
Aviso
Sempre confirme o número de documentos e/ou páginas que você pode enviar por fax em seu e-mail antes de assinar um serviço de fax; alguns provedores de serviços de fax limitam o número total que você pode enviar em uma única mensagem.
Sempre verifique a ordem em que você anexa sua folha de rosto e/ou documentos, pois a ordem de anexo no e-mail pode ditar a ordem em que o fax é recebido ou impresso.
