Usando o Microsoft Outlook 2013, bloqueie o tempo de férias em seu calendário simplesmente marcando um compromisso consigo mesmo. Se o seu escritório usa o Microsoft Exchange, você pode personalizar as mensagens de resposta automática que vão apenas para as pessoas em sua organização, enquanto envia uma mensagem diferente para qualquer outra pessoa que lhe enviar um email enquanto você estiver fora. Se você não usa o Exchange, ainda pode enviar respostas automáticas a mensagens do Outlook, mas precisará deixar o computador ligado enquanto estiver ausente.
Reserva de horário em seu calendário
Etapa 1
Abra o Calendário no Outlook 2013, arraste o cursor pelos dias em que você estará de férias e clique com o botão direito do mouse no bloco de tempo destacado. Como alternativa, você pode simplesmente clicar no botão "Novo compromisso" e inserir os horários de início e término nos menus apropriados.
Etapa 2
Digite "Férias!" ou outro título aplicável para o seu tempo livre na caixa "Assunto". Digite um local, se desejar, na caixa "Local". "Hawaii" sempre funciona bem, mesmo que você fique em casa por uma semana para assistir Netflix.
Etapa 3
Clique na caixa "Mostrar como" localizada no grupo Opções na guia Compromisso e selecione "Fora do escritório" para permitir que todos com acesso ao seu calendário vejam quando você estará ausente. Clique em "Salvar e Fechar" para finalizar seus planos de férias - pelo menos no que diz respeito ao seu Calendário do Outlook.
Respostas automáticas com o Exchange
Etapa 1
Clique no menu "Arquivo" no Outlook 2013 e selecione "Respostas automáticas (fora do escritório)". Se esta opção não estiver disponível, você não tem uma conta do Microsoft Exchange. A janela Respostas Automáticas é aberta.
Etapa 2
Clique na opção "Enviar respostas automáticas". Observe que a guia "Dentro da minha organização" está selecionada.
Etapa 3
Clique no campo de texto grande e digite a mensagem que deseja enviar para qualquer pessoa em sua organização enquanto estiver ausente. Isso normalmente deve incluir a data em que você está retornando. Se alguém estiver cobrindo você enquanto você estiver ausente, você pode incluir as informações de contato dessa pessoa ou suas informações de contato de emergência, se desejar. Use as opções de formatação acima do campo de texto para personalizar a formatação como faria com qualquer mensagem de e-mail.
Etapa 4
Clique na guia "Fora da minha organização" se quiser que o Outlook também responda automaticamente a pessoas que não trabalham em sua empresa. Clique na opção "Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização". Selecione a opção "Somente meus contatos" ou "Qualquer pessoa fora da minha organização". O texto que você usou para respostas automáticas em sua organização aparece automaticamente no campo de texto da mensagem. Edite esta mensagem conforme desejado ou exclua-a e escreva uma mensagem diferente.
Etapa 5
Clique nos menus "Hora de início" e "Hora de término" para selecionar a data e a hora em que você sairá de férias e quando retornará ao escritório. O Outlook enviará sua resposta automática durante esse período.
Etapa 6
Desative as respostas automáticas se você retornar mais cedo clicando no menu "Arquivo" e, em seguida, clicando no botão "Desativar" abaixo da opção Respostas automáticas.
Respostas automáticas sem troca
Etapa 1
Clique no botão "Novo email" no Outlook 2013. Digite um título apropriado na linha "Assunto", como "Ausente esta semana", e digite uma mensagem de ausência temporária no campo "Mensagem".
Etapa 2
Selecione "Salvar como" no menu Arquivo. Clique no menu “Salvar como tipo” e selecione “Modelo do Outlook”. Por padrão, o título do arquivo é o mesmo da sua linha de assunto, mas você pode alterá-lo se necessário. Clique no botão "Salvar".
Etapa 3
Clique no botão "Regras" localizado na guia Início da Faixa de Opções. Selecione "Gerenciar regras e alertas" no menu suspenso. A janela Regras e Alertas é aberta.
Etapa 4
Clique no botão "Nova regra". Isso abre o Assistente de Novas Regras. Clique na opção "Aplicar regras às mensagens que recebo" localizada na seção Iniciar de uma regra em branco. Clique em "Avançar". Uma lista de opções aparece para filtrar quem deve ou não receber sua mensagem de ausência temporária. Por exemplo, você pode especificar que a mensagem seja enviada apenas para mensagens quando seu nome estiver no campo "Para" e não no campo "CC", ou você pode especificar que a resposta seja enviada apenas para mensagens de alta importância.
Etapa 5
Selecione as opções para determinar quem recebe ou não a resposta automática. Se você deixar as opções em branco, a resposta automática será enviada a todos que enviarem um e-mail para você. Clique em "Avançar".
Etapa 6
Clique na opção "Responder usando um modelo específico" na seção Etapa 1 e, em seguida, clique no link "um modelo específico" na seção Etapa 2. Uma janela de navegação é aberta. Clique no menu "Examinar" e selecione "Modelos de usuário no sistema de arquivos" e, em seguida, clique duas vezes no modelo de mensagem de resposta automática que você acabou de criar alguns minutos atrás.
Etapa 7
Clique no botão “Next”, revise suas escolhas e clique em “Next” novamente. Clique em "Concluir". Deixe o Outlook em execução no seu computador. Se o computador entrar em suspensão, desligar ou se o Outlook for fechado, a mensagem de resposta automática não será enviada a ninguém.
Etapa 8
Toque no ícone “Pesquisar” na tela inicial do Windows 8.1, digite “sleep” e selecione “Power and Sleep Settings”. Clique no menu “Sleep” e selecione “Nunca”. Em um laptop, isso está disponível apenas no menu "Quando conectado, desligue após".
Etapa 9
Desative a resposta automática ao retornar de férias voltando para a opção "Gerenciar Regras e Alertas" do botão Regras. Clique na marca de seleção ao lado da regra para desativar a resposta automática e clique em “Aplicar”. Não se esqueça de retornar a configuração de suspensão do seu computador ao normal.
Dica
Se o seu escritório usa o Microsoft Exchange, você pode delegar um colega de trabalho para seus e-mails e calendário quando estiver ausente. Clique na guia "Arquivo" do Outlook 2013, selecione "Configurações da conta", clique em "Delegar acesso" e clique em "Adicionar". Digite o nome do seu colega de trabalho, selecione-o e clique em “Adicionar”. Você pode especificar o que o delegado pode fazer, como aceitar reuniões em seu nome, na caixa de diálogo Delegar Permissões. Seu delegado pode então acessar sua conta.
