Os aplicativos de planilha fornecem aos usuários de computador uma maneira conveniente de coletar, rastrear e relatar dados. Ao empregar uma série de funções poderosas, os usuários podem montar relatórios abrangentes de forma rápida e fácil e estabelecer as bases para análises avançadas. Apesar desses benefícios, porém, as planilhas incluem várias desvantagens que criam desafios para os inexperientes e inibem os usuários de usar o software de forma eficaz.
Funções ocultas
Os aplicativos de planilhas oferecem uma extensa biblioteca de funções integradas, e os usuários que precisam de recursos adicionais e mais avançados podem até programar suas próprias funcionalidades. Muitas das funções incluídas em poderosos aplicativos de planilhas, como o Microsoft Excel, exigem que o usuário conheça e insira manualmente muitas fórmulas complexas. De acordo com o site oficial da Microsoft, os usuários de planilhas do Excel podem selecionar funções básicas de ícones na parte superior da visualização da planilha, mas os usuários devem chamar recursos mais avançados inserindo manualmente uma fórmula ou comando em uma célula da planilha. Os usuários que necessitam de um nível mais alto de operação podem usar a linguagem de programação própria da Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), para criar a funcionalidade, de acordo com o site de referência Excel da Microsoft; para atender a essa necessidade e realizar essa tarefa, porém, os usuários devem ter alguma familiaridade com a linguagem VBA.
Confusão de uso
Os aplicativos de planilha podem parecer um pouco intimidantes para usuários não iniciados, e essa aparência inicial esmagadora pode levar os usuários a usar os aplicativos para fins não intencionais. De acordo com o Departamento de Pesca e Vida Selvagem de Oregon, os usuários devem empregar aplicativos de planilha apenas para fins de compilação e análise de dados de curto prazo, não para o armazenamento de dados de longo prazo que muitos usuários tentam. Além disso, alguns usos de planilhas, especialmente classificação e compartilhamento de dados, são mais bem tratados em bancos de dados; o Departamento de Pesca e Vida Selvagem do Oregon indica especificamente que as planilhas oferecem capacidades limitadas de classificação, consulta e compartilhamento, enquanto os programadores projetam aplicativos de banco de dados como o Microsoft Access e o Apple Filemaker para atender a esses propósitos. Como muitos usuários não estão familiarizados com os recursos de planilhas, eles podem continuar a usar planilhas de forma ineficaz para essas funções de banco de dados.
Limites de funções simples
Embora os aplicativos de planilha possam executar cálculos muito avançados e altamente complexos com facilidade, os pacotes de software geralmente limitam ou omitem totalmente a funcionalidade simples. De acordo com a Universidade de Murdoch, as planilhas não têm a capacidade de calcular equações algébricas simples, e os usuários de planilhas podem enfrentar desafios significativos ao tentar representar graficamente uma função que inclui inúmeras variáveis algébricas. Muitos usuários também tentam digitar descrições curtas ou inserir dados de texto nas células da planilha; como as planilhas giram quase exclusivamente em torno de números, em vez de letras, funções simples de processamento de texto podem não existir. A ausência de funções de processamento de texto, como verificação ortográfica e formatação de parágrafos, pode criar desafios para usuários que inserem quantidades consideráveis de texto, incorporam documentação ou desejam criar cabeçalhos de planilhas elaborados.
