Ao usar o Microsoft Outlook para sua conta de e-mail, você deve certificar-se de que pode acompanhar todas as suas mensagens e consultá-las sempre que precisar. É por isso que é importante entender qual é a melhor maneira de salvar e armazenar suas mensagens de email da sua conta do Outlook.
Pastas
De acordo com a Microsoft, a melhor prática é manter a caixa de entrada para as mensagens que você precisa ler e processar e criar outras pastas que você pode usar para determinados tipos de email. Crie uma pasta "1-Reference". Solte manualmente qualquer mensagem à qual você precise voltar mais tarde ou que ainda não tenha tido tempo de ler. Coloque um "1" na frente dele para que ele apareça logo abaixo da sua caixa de entrada. Crie outras pastas, como "Pessoal" para arquivar e-mails pessoais e mantê-los separados de seus e-mails de trabalho. Dessa forma, você não terá que se preocupar com seus colegas de trabalho olhando por cima do ombro para mensagens pessoais. Você pode criar um conjunto de pastas para emails de lista de endereçamento, para que essas mensagens sejam redirecionadas para uma pasta. Dessa forma, você não precisa encher sua caixa de entrada com toneladas de mensagens que talvez nem precise ler.
Arquivo
Defina todas as suas pastas para arquivamento automático anualmente. O sistema de arquivamento permite que você salve os e-mails importantes sem que você precise fazer nada. O Outlook pode solicitar que você responda se deseja arquivar automaticamente todas as suas mensagens. Clique em "Sim" e o processo de arquivamento começará. Suas mensagens são movidas da caixa de entrada ou de outras pastas para uma pasta "Arquivo", que você pode acessar a qualquer momento. Todas as suas pastas serão imitadas na pasta "Arquivo". Por exemplo, se você tiver pastas de referência, pessoais e comerciais, verá as mesmas três pastas em "Arquivo".
O recurso "AutoArquivar" no Outlook está ativado por padrão, mas você também pode personalizar o sistema de arquivamento. Para fazer isso, clique no menu "Ferramentas". Clique em "Opções" e clique na guia "Outros". Selecione "AutoArquivar". Selecione "Executar arquivamento automático a cada n dias" e especifique quantos você deseja que sejam (por exemplo, a cada 14 dias). Selecione quaisquer outras opções que você deseja alterar. Se você deseja aplicar as alterações a todas as suas pastas, selecione "Aplicar estas configurações a todas as pastas".
