A reconciliação mensal das contas patrimoniais é a única maneira de garantir que os dados financeiros de uma empresa sejam devidamente registrados nos livros contábeis. A reconciliação de contas de balanço protege uma empresa de relatar erros nas demonstrações financeiras da empresa, o que pode levar a erros ao preparar a declaração de imposto federal da empresa. Muitos contadores criam planilhas do Microsoft Excel para ajudar na reconciliação das contas do razão geral (GL) com a documentação externa.
Etapa 1
Digite o nome da conta contábil e o número da conta contábil na parte superior da planilha do Excel. Você pode digitar nomes e números diretamente nas células do Excel e o software formatará corretamente as entradas.
Etapa 2
Insira o mês e o ano a serem reconciliados abaixo do nome e número do Razão.
Etapa 3
Digite "Saldo Final por Razão" na primeira coluna da planilha algumas linhas abaixo do título.
Etapa 4
Insira o valor final contido na conta do razão geral na segunda coluna da planilha na mesma linha do rótulo "Saldo Final por Razão".
Etapa 5
Digite "Saldo Final por (documento de origem)" na primeira coluna da planilha abaixo da linha que contém "Saldo Final por Razão". Exemplos de documentos de origem incluem relatórios de contas a receber, relatórios de contas a pagar e listagens de ativos.
Etapa 6
Insira o saldo final por documento de origem para essa conta do razão geral na segunda coluna da planilha na mesma linha do rótulo "Saldo final por (documento de origem)".
Etapa 7
Digite "Diferença" na próxima linha da primeira coluna.
Etapa 8
Crie um cálculo na segunda coluna ao lado do rótulo "Diferença" que subtraia o total do documento de origem do saldo final do razão geral. Este é o valor que precisa ser reconciliado.
Etapa 9
Crie uma seção abaixo da linha de diferença chamada "Reconciliando itens".
Etapa 10
Liste cada item criando uma diferença de reconciliação na seção de itens de reconciliação. Inclua uma explicação de cada item e o valor do item. Um exemplo de item de reconciliação pode ser um pagamento por conta que foi lançado na conta bancária, mas não lançado na conta do cliente.
Etapa 11
Crie um cálculo no final da seção Itens de reconciliação que totalize a quantidade de itens de reconciliação. Quando o total de itens de reconciliação for igual ao total de "diferença", você reconciliou a conta corretamente.
Dica
É melhor reconciliar as contas contábeis antes de fechar o mês contábil para que você possa fazer as correções necessárias nos dados contábeis no mês apropriado.
Se você não tiver certeza de como criar planilhas de reconciliação no Excel, considere contratar um profissional de contabilidade para ajudá-lo na configuração.
