Todo mundo já usou um banco de dados de uma forma ou de outra. Uma lista telefônica até se qualifica como um. Bancos de dados armazenam informações e as organizam de forma prática. Aplicativos de software, como o Microsoft Access, informatizam funções de banco de dados dando ao usuário grande flexibilidade com seus dados. Os operadores que dedicam tempo para aprender a utilizar o software de banco de dados economizarão tempo no final.
Tabelas
As informações básicas armazenadas em um programa de banco de dados são inseridas em uma tabela. De aparência semelhante a uma planilha, como o Microsoft Excel ou o Lotus 123, as tabelas fornecem uma maneira organizada de inserir informações. Os usuários têm a capacidade de criar nomes de campo, como nome, endereço e número de identificação do cliente. Os usuários também podem formatar os campos da tabela. Por exemplo, um campo numérico pode aparecer com formatação monetária, como dólares ou euros.
A maioria dos programas de software de banco de dados tem modelos disponíveis para formatos usados com frequência, como gerenciamento de contatos, vendas ou rastreamento de estoque. Os usuários têm a capacidade de modificar esses modelos para personalizá-los para seus próprios propósitos específicos.
Formulários
O software de banco de dados inclui a opção de criar formulários amigáveis para facilitar a tarefa de inserir dados aos olhos do operador. Os trabalhadores têm o poder de adaptar os formulários às suas necessidades. O uso de modelos personalizáveis para formulários torna o processo de criação mais rápido e fácil.
Para ajudar quem insere dados no formulário, o uso de mensagens orienta. Por exemplo, quando aqueles que inserem dados precisam escolher em um menu suspenso para um determinado campo, o criador do banco de dados tem a opção de adicionar uma mensagem pop-up quando esse campo for selecionado, lembrando os usuários de selecionar no menu suspenso. menu para baixo.
Relatórios
Os programas de banco de dados incluem funções de criação de relatórios. Os relatórios permitem que os usuários manipulem seus dados de várias maneiras. Os usuários podem inserir funções em relatórios para ajudar na análise dos dados. Por exemplo, um departamento de vendas pode criar um relatório que mostre apenas os dados do primeiro trimestre, fornecendo totais para cada mês separadamente.
A criação de relatórios normalmente permite criatividade no design da aparência do relatório. Aspectos visuais, como escolha de fontes, localizações de campos, inserção de gráficos e manipulação de cores permitem ao designer do relatório torná-lo visualmente agradável e profissional.
Funções de dados
O software de banco de dados oferece aos usuários recursos para organizar suas informações de forma simples e específica. Por exemplo, o uso de funções de classificação permite a sequência alfa ou alfa reversa, geralmente simplesmente clicando em um ícone. As funções de filtragem permitem que os usuários extraiam informações por critérios especificados.
