Um arquivo PDF (Portable Document Format) é frequentemente usado para reter qualquer formatação de um documento criado em outro programa, como um documento do Word, planilha ou arquivo de design complexo. Os PDFs são criados e gerenciados usando o Adobe Acrobat. Para configurar um arquivo de banco de dados PDF, sua melhor aposta é criá-lo primeiro usando um programa de banco de dados ou planilha, como o Microsoft Excel. Em seguida, você pode converter o arquivo em um PDF e adicionar a barra de pesquisa e os recursos de índice do Adobe Acrobat, tornando mais fácil para os usuários pesquisar no banco de dados.
Converter banco de dados em PDF (Ref. 1, 2)
Etapa 1
Abra um aplicativo de planilha em seu computador e insira todos os dados que deseja incluir no banco de dados. Se você usar um programa de banco de dados, poderá inserir os dados com muito mais eficiência do que se iniciasse um PDF do zero. Salve o arquivo quando estiver concluído.
Etapa 2
Salve o arquivo como PDF se estiver usando um programa que permita isso. Todos os programas do Microsoft Office oferecem essa capacidade, desde que você já tenha o Adobe Acrobat instalado em seu computador. Por exemplo, no Excel, clique no “Botão do Microsoft Office”, role sobre “Salvar como” e selecione “PDF ou XPS”. Digite um nome de arquivo e clique em “Publicar”. Em outros programas, você pode imprimir em PDF usando a Adobe PDF Printer. Abra o arquivo PDF no Adobe Acrobat.
Etapa 3
Converta o arquivo por meio do Adobe Acrobat se a Etapa 2 não for possível. Abra o Acrobat e clique em "Arquivo, Criar PDF, Do Arquivo". Selecione o arquivo de planilha na caixa de diálogo “Abrir” e clique em “Abrir”. O arquivo irá converter e abrir um novo documento PDF. Clique em "Arquivo, Salvar como" para salvar o arquivo.
Adicionar recursos de pesquisa (Ref. 3, 4)
Etapa 1
Acesse a barra de ferramentas "Localizar" no Adobe Acrobat. Ele será aberto por padrão, mas você sempre poderá encontrá-lo novamente selecionando "Editar, Localizar". Use-o para encontrar qualquer palavra no documento.
Etapa 2
Use a janela "Pesquisar" para permitir uma pesquisa mais complexa. Clique em "Editar, Pesquisar" para exibi-lo ou clique na seta ao lado da barra de ferramentas "Localizar" e clique em "Abrir pesquisa completa do Acrobat". Esse recurso também está disponível para usuários do Adobe Reader.
Etapa 3
Crie um índice para o PDF para que os usuários possam pesquisar no banco de dados. Para adicionar um índice, clique em "Avançado, Processamento de Documentos, Gerenciar Índice Incorporado". Clique em "Incorporar Índice". Siga as instruções e clique em “OK”. O índice será incluído com o PDF quando você o distribuir aos destinatários.
