O Microsoft Access é um aplicativo de software usado para criar bancos de dados. O MS Access é fornecido com o Microsoft Office Suite, mas pode ser adquirido separadamente. Os bancos de dados do MS Access armazenam dados em tabelas e podem existir como um único arquivo que permite armazenamento e recuperação de dados básicos. Cada arquivo de banco de dados é composto de objetos, incluindo tabelas, consultas, formulários e relatórios.
Bancos de dados
Os bancos de dados têm a função de coleta, gerenciamento e armazenamento de dados. Os bancos de dados do MS Access são usados para uso pessoal e/ou comercial frequentemente para armazenamento de dados de catálogos de endereços, informações de clientes, listas de correspondência ou listas de inventário. A recuperação do conteúdo do banco de dados é intuitiva e pode ser consultada, impressa ou publicada na Internet.
Tabelas
As tabelas do MS Access são os principais objetos no arquivo do Access, pois contêm os dados armazenados no banco de dados. As tabelas são compostas por linhas e colunas e permitem a entrada direta de dados em suas grades. A linha é o registro que contém as partes de dados individuais que compõem um registro individual. As colunas, também chamadas de campos, consistem em informações categorizadas. Por exemplo, os campos são colunas que consistem em informações categorizadas, como números de telefone.
A linha é o registro em que o número de telefone é inserido. Os dados são classificáveis e podem ser filtrados. Os dados do Excel podem ser importados ou recortados e colados em uma tabela do Access. Um arquivo pode conter várias tabelas, que podem ser vinculadas por meio de consultas, relatórios e formulários.
Criação de tabela
Existem várias maneiras de criar uma tabela:na visualização de design, usando um modelo ou assistente ou inserindo dados. O usuário escolhe o método que deseja usar destacando-o e selecionando "Abrir" na caixa de objeto do arquivo. Depois que uma tabela é criada, o usuário pode inserir dados na tabela.
Após inserir o primeiro registro e pressionar o botão "Enter", a próxima linha aparecerá para entrada de dados de um segundo registro e assim por diante. Quando a entrada de dados estiver concluída, o usuário fechará a tabela como faria em qualquer janela. A tabela é salva em "Objetos" e "Tabela" na lista de objetos do arquivo. Ao abrir o arquivo, a lista de objetos sempre aparecerá.
Assistente de tabela e modelos
Dependendo da versão do MS Access, usar um assistente ou modelo é a maneira mais fácil de criar uma tabela pronta para entrada de dados. No MS Access 2007, os modelos de tabela são tabelas vazias que podem ser usadas como estão ou personalizadas conforme necessário. Os modelos incluem Contatos, Tarefas, Problemas, Eventos e Ativos. A tabela de contatos configura um banco de dados para informações de contato, como listas de correspondência e números de telefone. As colunas são facilmente criadas arrastando de uma lista de campos sugeridos.
No MS Access 2003 e anteriores, os assistentes são um recurso que orienta o usuário do início ao fim na criação do objeto desejado. Em apenas alguns cliques você pode criar uma tabela pronta para entrada de dados. Embora os campos da tabela no assistente sejam predefinidos, o usuário pode alterá-los enquanto estiver usando o assistente e após a criação da tabela.
Personalização de tabela
O MS Access permite ao usuário personalizar os campos, dados e formatação em uma tabela. O usuário tem a capacidade de formatar a fonte da tabela, altura da linha, largura da coluna, congelar e/ou ocultar colunas. O usuário tem a capacidade de modificar os principais elementos da tabela, como renomear campos de tabela e editar registros de tabela em tempo real de praticamente qualquer lugar no aplicativo.
