Access é um software de banco de dados que permite aos usuários manter uma grande quantidade de informações. Os componentes de um banco de dados são tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros. As tabelas permitem que o usuário mantenha os dados brutos. As consultas manipulam os dados nas tabelas. Os formulários podem ser usados para inserir dados nas tabelas e navegar no banco de dados. Os relatórios são para apresentar os dados em um formato amigável para impressão e as macros ajudam a automatizar as tarefas do banco de dados. O componente mais importante de um banco de dados são as consultas. Assim como o nome indica, uma consulta permite ao usuário consultar os dados nas tabelas.
Tipos de consulta
Existem vários tipos de consultas comumente usadas no Access:selecionar, anexar, atualizar, excluir, criar tabela. O objetivo da consulta determina o tipo de consulta a ser usado. Uma consulta de seleção ajuda o usuário a simplesmente extrair informações da tabela com base nas necessidades definidas pelo usuário. Por exemplo, uma consulta de seleção pode isolar nomes de clientes que começam com a letra "M". Uma consulta de acréscimo é criada para adicionar informações a uma tabela. Uma consulta de atualização pode modificar os registros da tabela de acordo com as necessidades do usuário. As consultas de exclusão removem registros da tabela. Uma consulta make table permite que um usuário crie uma nova tabela a partir de registros selecionados.
Funções
As consultas permitem que o usuário calcule campos individuais. O usuário pode realizar cálculos básicos como adição ou multiplicação de campos ou cálculos mais complexos para necessidades de engenharia ou estatísticas. Os cálculos internos do Access são os mesmos encontrados no Microsoft Excel. Por meio de uma consulta, os itens também podem ser agrupados ou classificados de acordo com os critérios especificados pelo usuário.
Fonte de dados
Os dados em uma consulta geralmente são extraídos de tabelas em um banco de dados. A tabela pode estar no banco de dados atual, em outro banco de dados ou em um sistema corporativo como o AS/400. Mais de uma tabela pode ser colocada em uma consulta. As consultas também podem extrair informações de outras consultas. Em outras palavras, as consultas podem ser incorporadas às consultas. Semelhante às tabelas, duas ou mais consultas podem estar em uma consulta. Dentro de uma consulta do Access, as tabelas e consultas são vinculadas por campos comuns a cada uma.
Assistente
Uma consulta pode ser criada usando um assistente (guia passo a passo) ou do zero. Os novos bancos de dados do Access devem, idealmente, usar o assistente. Ele permite que o usuário se familiarize com as consultas e como estabelecer links entre as tabelas e consultas que o banco de dados usa.
Aviso
Para evitar a duplicação, selecione um campo da tabela que será a chave primária. Essa chave primária é um campo que contém informações exclusivas em cada registro. Por exemplo, uma chave primária para um banco de dados de cobrança pode ser o número da fatura ou o número da conta do cliente. Se uma chave primária for selecionada, haverá menos oportunidades de duplicação de registros quando a consulta for executada.
