Se você viaja frequentemente para o seu trabalho - mesmo pela cidade - as despesas que você incorre podem aumentar rapidamente. Muitas empresas reembolsam os funcionários por essas despesas e, mesmo que não o façam, você pode deduzi-las de seus impostos. Uma maneira fácil de acompanhar sua milhagem e outros custos relacionados a viagens é usar uma planilha do Excel. Não há necessidade de começar do zero, pois o Excel 2013 fornece modelos ricos em recursos que você pode começar a usar imediatamente.
Etapa 1
Inicie o Excel e selecione a guia "Arquivo". Clique em “Novo”, digite “quilometragem” na caixa de pesquisa e pressione “Enter”. Clique em um modelo para visualizá-lo e clique em "Criar" para abrir uma nova pasta de trabalho com o modelo que deseja usar. Por exemplo, o elegante "Relatório de Despesas de Viagem" inclui um registro de quilometragem, bem como colunas para outras despesas; o modelo "Registro de milhagem de gás com gráfico" adiciona um gráfico de linhas que exibe seu MPG; e o "Relatório de despesas de viagem com registro de milhagem" é uma tabela simplificada com funções integradas para calcular despesas.
Etapa 2
Insira os detalhes da viagem. A maioria dos modelos de despesas de milhagem fornece várias colunas nas quais você pode listar informações úteis, como a data, os locais para onde você viajou, o objetivo da viagem e outros detalhes.
Etapa 3
Insira as leituras do hodômetro do início e do final de sua viagem. A maioria dos modelos fornece uma coluna para cada um desses números, calculando sua milhagem para cada viagem com base na diferença entre os valores das duas colunas. Além disso, os modelos calculam o total de milhas para a planilha na parte inferior da coluna de milhagem.
Etapa 4
Adicione campos. Por exemplo, se você quiser rastrear outros custos de viagem, como refeições, despesas automotivas e hospedagem, poderá inserir novas colunas. Clique com o botão direito do mouse na coluna ao lado da qual você deseja inserir uma nova coluna e selecione “Inserir”. O Excel insere uma nova coluna à esquerda. Adicione um título descritivo na primeira célula da coluna.
Etapa 5
Altere a aparência da planilha. Selecione a guia "Layout da página" e escolha uma cor ou tema de fonte diferente para alterar as cores e fontes na planilha. Clique em qualquer célula da tabela para ativar a guia Design em Ferramentas de Tabela e selecione um estilo de tabela diferente ou altere as opções de estilo de tabela, como adicionar ou remover linhas ou colunas com faixas.
Etapa 6
Calcule os reembolsos de milhagem se o modelo não o fizer. Insira a taxa de milhagem em uma célula não utilizada na planilha. Selecione a célula na qual deseja exibir o valor do reembolso e clique dentro da Barra de Fórmulas. Digite a fórmula "=(célula contendo quilometragem)_(célula contendo taxa)" para calcular o total. Por exemplo, se o total de milhas estiver em E4 e sua tarifa estiver em K4, inserir "=E4_K4" fornecerá o produto do total de milhas vezes a tarifa.
Etapa 7
Calcule outras despesas, se desejar. Se você adicionou uma coluna para outras despesas, selecione a célula final dessa coluna e clique em "AutoSoma" no grupo Edição da guia Início. O Excel calcula automaticamente os números na coluna. Além disso, você pode encontrar o total do seu reembolso de milhagem e outras despesas. Selecione a célula na qual deseja exibir o total e digite "=SOMA(primeira célula,segunda célula)" para calcular o total.
