Um banco de dados é um programa que organiza os dados em campos e registros. Uma planilha é um programa que armazena dados em uma grade de linhas e colunas permitindo cálculos e a geração de gráficos. Tanto os bancos de dados quanto as planilhas são usados por empresas, escolas e outras organizações para organizar o armazenamento e o uso de dados. Embora ambas sejam ferramentas valiosas, um banco de dados tem várias vantagens sobre uma planilha.
Verificações de qualidade de dados
O banco de dados permite que determinadas variáveis sejam definidas como as únicas entradas possíveis. Digamos que as únicas opções sejam masculino e feminino - se você inserir "Alien", o banco de dados não aceitará os dados. As planilhas permitem categorias de valor, como números, mas não a personalização do banco de dados. Os bancos de dados também verificam determinados campos quando instruídos para evitar que identificadores exclusivos, como números de pacientes, sejam duplicados. Esta verificação de duplicação não está disponível com planilhas.
Integração de dados
Bancos de dados, por padrão, permitem que dados de várias fontes sejam integrados em um banco de dados. Os dados de vários aplicativos e fontes podem ser integrados em campos para que os dados de todas as fontes sejam organizados e pesquisáveis. Isso pode ser feito com uma planilha, mas requer outros aplicativos ou programação personalizada para permitir esses recursos.
Eficiência de recursos
Uma planilha é armazenada na memória de acesso aleatório de um computador enquanto está sendo usada. Isso é um problema se a planilha contiver quantidades extremamente grandes de dados. Um banco de dados só precisa carregar os dados que estão sendo trabalhados na RAM, o que significa que apenas partes de um grande banco de dados são usadas em um determinado momento.
Eficiência do usuário
Um banco de dados pode ser programado para exibir dados com base na necessidade do usuário. Por exemplo, um banco de dados de pacientes pode mostrar o histórico médico a um médico e os dados de cobrança a uma recepcionista. Uma planilha exibe todos os dados, dificultando a localização de informações específicas.
Eficiência de custo
Um banco de dados é mais eficiente em uso quando comparado a planilhas grandes. A eficiência permite menos tempo gasto em tarefas e menos erros. Isso se traduz em economia de horas de trabalho e precisão para uma empresa, pois seus funcionários são mais produtivos e eficientes.
Eficiência do Crescimento
À medida que os dados são inseridos em uma planilha, o tamanho geral da planilha aumenta muito mais rápido do que um banco de dados comparável. À medida que mais e mais informações são inseridas, há diferenças apreciáveis no tempo necessário para gerar relatórios, gráficos e acesso a dados em uma rede.
