Um campo no Microsoft Access é uma informação relacionada a uma única pessoa ou coisa. Os campos relacionados são agrupados para formar um registro. Em um banco de dados, onde são armazenadas as informações referentes aos funcionários de uma empresa, um registro seria as informações relacionadas a um único funcionário. Um campo, por exemplo, seria informações específicas sobre o funcionário, talvez o nome do funcionário, a data de contratação ou o número do seguro social.
Considerações de tamanho
Um campo é um segmento de informações que, quando agrupado com outros segmentos relacionados, fornece um registro detalhado de um objeto específico. Dividir as informações em incrementos menores facilita o trabalho com os dados. Por exemplo, é mais fácil configurar cartas e suas etiquetas de endereçamento correspondentes se você tiver três campos para um nome, como "Sr." "John" "Smith" em vez de agrupar como "Sr. John Smith", especialmente se você quiser que a saudação de uma carta seja "Querido John" e você deseja endereçar a carta ao "Sr. John Smith".
Os campos mantêm os dados onde o esperado
No Microsoft Access os registros (grupos de campos) são exibidos como linhas e os campos individuais são exibidos em colunas. O campo também designa e identifica informações exatas sobre uma pessoa ou coisa. O campo também instrui o banco de dados onde certas informações começam e onde terminam. Um campo rotulado como "primeiro nome" identifica a informação real (as letras que compõem o primeiro nome) e designa o ponto onde o primeiro nome começa e onde termina.
Os campos organizam seus dados
Os campos fornecem uma maneira de organizar e classificar informações específicas em um banco de dados. Usando um nome de funcionário como exemplo, pode haver três campos envolvidos, e cada campo especifica onde o primeiro nome começa e onde termina, e o separa do nome do meio ou sobrenome. Em um banco de dados do Microsoft Access, você pode listar os nomes dos funcionários com base nos critérios selecionados para agrupar todos os funcionários que residem em um determinado estado e listá-los nos grupos por sobrenome de "a" a "z".
Diferenciação
O campo também diferencia entre um registro de informações e outro. Lembre-se de que um registro é uma coleção de campos contendo valores relacionados a um determinado tópico, como um novo funcionário. Na situação em que há um funcionário com o mesmo nome e sobrenome, pode ser um terceiro campo, como um sufixo de nome (Jr., Esq., M.D.) que diferenciaria os dois nomes semelhantes (John Smith e João Smith Jr.). Além disso, pode haver um campo configurado no banco de dados para a "data de contratação". Este campo de data de contratação pode ser utilizado para realizar a ordenação, filtragem e seleção de determinados registros (funcionários específicos) que atendem a critérios específicos selecionados (data em que foram contratados).
Confusão de campo
Ocasionalmente, as pessoas podem se referir ao campo como uma área de entrada de dados em um formulário online. Isso não é totalmente preciso; no entanto, porque o próprio campo é, na verdade, parte de uma tabela subjacente no Microsoft Access, onde as informações são armazenadas no banco de dados. O campo em que você insere dados no formulário é realmente apenas um método usado para coletar dados para fornecer valores para os campos em registros individuais.
