Enquanto a maioria das pessoas familiarizadas com o Microsoft Outlook pode usá-lo principalmente para enviar e receber e-mails, o Outlook é um aplicativo poderoso com muitas ferramentas úteis, incluindo um calendário, gerenciamento de tarefas e recurso de anotações. Outro elemento-chave do Outlook é sua capacidade de ajudá-lo a organizar as informações pessoais de seus contatos, sejam eles colegas ou pessoas de fora da sua empresa. Você faz isso com as ferramentas Contatos e Catálogo de endereços.
Definição
Tanto o recurso Contatos do Outlook quanto o Catálogo de Endereços Global são muito parecidos com um Rolodex eletrônico, onde você pode acessar informações de contato de pessoas com as quais provavelmente lida regularmente. No entanto, o recurso Contatos geralmente é uma lista de contatos externos, enquanto o Catálogo de Endereços contém informações de pessoas que trabalham em sua empresa. Essa é uma configuração comum no mundo dos negócios porque os Catálogos de Endereços são armazenados em um Exchange Server e podem ser compartilhados com todos na empresa.
Função
O recurso Contatos foi desenvolvido para ajudá-lo a acessar rapidamente informações de pessoas com quem você já entrou em contato, mas que não necessariamente trabalham para sua empresa. A Lista de Endereços Global foi projetada para colocá-lo rapidamente em contato com colegas ou listas de endereços definidas pela empresa.
Capacidade de editar
Embora as ferramentas Contatos e Catálogo de endereços contenham informações de contato, apenas os Contatos podem ser editados pelos usuários porque estão armazenados em seu computador. Você pode adicionar novos contatos, editar informações sobre contatos existentes e excluir contatos. O Catálogo de Endereços, por outro lado, geralmente só pode ser editado por um administrador do sistema. Para usuários domésticos, as listas são editáveis.
Informações
O Catálogo de Endereços normalmente contém uma lista de todos os funcionários e departamentos de uma empresa, incluindo um endereço de e-mail, ramal ou número de telefone, cargo e localização. Clicar em uma entrada individual fornecerá detalhes de contato adicionais, como um segundo número comercial e endereço postal. Uma lista de contatos inclui um nome, nome de exibição e endereço de e-mail. Clicar em um contato individual abrirá um formulário com campos para mais informações a serem inseridas, incluindo empresa, endereço para correspondência, cargo, números de telefone e uma foto.
Capacidade de pesquisa
Tanto os Contatos quanto o Catálogo de Endereços o ajudarão a localizar rapidamente as informações de contato das pessoas, para que você não precise perder tempo procurando cartões de visita ou folheando os diretórios da empresa. Na parte superior da interface do programa, você provavelmente tem um pequeno ícone que parece um livro aberto. Quando você clica nele, uma caixa de pesquisa aparece. Você pode inserir um nome nessa caixa de pesquisa e escolher se deseja procurar no Catálogo de endereços ou na lista de contatos.
