Se você pensa que um "comitê é um órgão que guarda minutos e desperdiça horas", então você está na companhia de dezenas de leitores desde pelo menos 1934 até o presente.
No mundo real, no entanto, manter os minutos deve ajudá-lo a economizar horas – horas desperdiçadas tentando lembrar quem decidiu o quê, quando e por quê. Quando é seu trabalho escrever e manter as atas de uma organização, primeiro determine quais elementos suas atas precisam incluir e, em seguida, localize ou crie um modelo que inclua esses elementos.
Por que os minutos são importantes
As atas de reunião fornecem transparência na tomada de decisões de sua organização e servem como um registro importante das decisões tomadas por um grupo. Eles também responsabilizam os membros, declarando claramente quaisquer ações que os membros concordaram em tomar. Com o tempo, eles são um recurso para a história de uma organização, ajudando os novos membros a se atualizarem com questões e decisões e fornecendo uma janela para o crescimento de uma organização. Dependendo da complexidade e do foco de sua organização, as atas podem ser um resumo conciso ou uma contabilidade detalhada.
Elementos de Minutos Efetivos
Independentemente do tamanho da sua organização ou do número de pessoas em sua reunião, a quantidade mínima de informações que as atas de reunião devem incluir é:
- Data, hora e lista de participantes
- Atualização/recapitulação da ata da reunião anterior
- A agenda da reunião
- Um registro de quaisquer decisões ou votos
- Uma declaração clara de quaisquer itens de ação ou "to-dos"
Se a sua organização precisa de responsabilidades precisas e atas detalhadas, as Regras de Ordem de Robert, comumente usadas pelas organizações como uma diretriz para a realização de reuniões, definem os elementos importantes e as formas de atas.
Usando modelos do Word
O Word oferece uma variedade de modelos para atas de reunião.
Etapa 1:encontre um modelo de minutos do Word.
Selecione
Arquivo e, em seguida,
Novo . Digite "minutos" como termo de pesquisa e pressione
Enter . Essa pesquisa retorna algumas dezenas de modelos, 12 dos quais são específicos para reuniões, alguns rotulados como "formais", alguns "informais" e alguns específicos para organizações como PTAs. Para minutos de reunião, restrinja sua pesquisa selecionando
Reunião na barra lateral direita.
Para os fins deste exemplo, clique em
Atas da reunião formal para considerar o conjunto de elementos mais robusto a ser incluído e clique no botão
Criar botão para iniciar um documento do Word com base neste modelo.
Etapa 2:verifique se o modelo inclui o conteúdo necessário.
Analise o modelo e considere os elementos a serem incluídos, de acordo com as necessidades de sua organização. Para uma reunião mais casual, você pode, por exemplo, substituir o
Ligar para pedir seção por uma seção mais informal que inclua apenas a data, o local e a hora da reunião, ou substitua a
chamada seção com lista simples de participantes.
Etapa 3:substitua os campos de espaço reservado por seus próprios dados.
Substitua os campos de texto por conteúdo relevante para sua organização clicando duas vezes no texto do espaço reservado e digitando seu próprio conteúdo. Por exemplo, clique no item da lista
Abrir problema/resumo da discussão e digite seu próprio texto.
Muitos modelos, incluindo este, contêm campos para dados, como o nome da organização, executivos ou alguns elementos comuns. Depois de inserir texto em um campo, esse texto preencherá todas as instâncias do campo -- por exemplo, "Nome da secretária" é um campo que, depois que você inserir "Benjamin Franklin", preenche todas as outras instâncias desse campo.
Etapa 4:Grave as discussões e decisões da reunião.
Após cada ponto, detalhe pontos importantes da discussão, bem como a decisão final ou ação necessária. Considere usar subtítulos como "Discussão" e "Ação" para ajudar a garantir que você aborde os pontos mais importantes.
Dica
A maioria dos modelos usa estilos do Word. Por exemplo, os itens numerados em Problemas em aberto e Novos negócios têm o Número da lista aplicado. Clicando em
Entrar após essas linhas adiciona outra linha de Número de Lista. Para adicionar conteúdo abaixo de um item sem adicionar outro item numerado, altere o estilo para
Normal no grupo Estilos e aumente o recuo usando o botão
Aumentar recuo botão no grupo Parágrafo.
Criando seu próprio modelo de minutos
Embora o uso de um modelo pronto seja provavelmente mais rápido, você pode criar seu próprio modelo de ata de reunião e reutilizá-lo para cada reunião.
Etapa 1:Crie um novo documento do Word e adicione um título.
Abra um documento do Word, selecione
Título 1 no grupo Estilos na guia Página inicial e insira o nome da sua organização.
Etapa 2:crie espaços reservados para as seções primárias.
Adicione marcadores de posição para suas seções principais, aplicando o
Título 2 se desejado. Essas seções devem refletir os requisitos de sua própria organização e devem ser consistentes de reunião para reunião.
Aplique estilos do Word conforme necessário. Para aplicar um estilo, por exemplo, um estilo de lista com marcadores aos itens da agenda, abra os
Estilos barra lateral clicando no ícone de seta no grupo Estilos e localize e selecione um estilo.
Dica
Salve seu documento como um modelo, seja depois de criar suas seções primárias ou depois de adicionar alguns outros dados comuns, como participantes ou dirigentes. Para salvar um documento como modelo, escolha
Arquivo ,
Salvar como e então
Computador para salvá-lo em seu computador em vez de na nuvem ou em um servidor. Navegue para qualquer local conveniente - não importa em qual pasta você o salve, pois salvá-lo como um modelo substitui a pasta selecionada.
Na lista suspensa Salvar como tipo, selecione
Modelo do Word (*.dotx) para salvá-lo como um arquivo DOTX ou modelo. O Word salva-o automaticamente na pasta Modelos personalizados do Office. Para usá-lo mais tarde, selecione
Arquivo ,
Novo e clique em
Pessoal para acessar seus próprios modelos personalizados.
Etapa 3:Grave os eventos da sua reunião.
Digite os detalhes em cada seção. Aborde qualquer ponto levantado durante uma discussão de reunião que ajudaria a esclarecer as decisões caso seu comitê ou outros precisem revisitar ou entender a história de sua organização.
Não há uma maneira única de organizar minutos. Neste exemplo, separamos a agenda em si da discussão, mas você pode combinar esses dois elementos.
Dica
Pressionando
Enter após uma linha estilizada geralmente continua o mesmo estilo, dependendo das propriedades do estilo. Para reverter rapidamente para o padrão
Normal estilo, pressione
Enter duas vezes.
