Existem várias estratégias para salvar seus arquivos de e-mail para armazenamento de longo prazo. Os discos rígidos externos tornaram-se uma solução comum para uso em arquivos de dados porque oferecem fácil portabilidade, grandes limites de dados, confiabilidade e geralmente baixo custo. Dependendo de qual cliente de e-mail você usa, há diferentes etapas para criar um arquivo. Depois de ter seu arquivo, armazená-lo em uma opção de armazenamento externo é tão simples quanto mover ou copiar o arquivo para seu disco rígido usando o Gerenciador de Arquivos.
Disco rígido externo
Os discos rígidos externos são uma solução atraente para as necessidades de armazenamento de dados de longo prazo devido à extrema facilidade de uso. Em quase todos os casos, tudo o que você precisa fazer é conectar o disco rígido ao computador com um cabo USB e a unidade é exibida no gerenciador de arquivos. A partir deste ponto, tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar seus arquivos de dados, como seus arquivos de e-mail, diretamente para esta unidade e eles são copiados. As únicas preocupações possíveis para esses dispositivos surgem se você viajar com eles ou movê-los com frequência. Há apenas um disco rígido dentro e a confiabilidade desse disco rígido depende da precisão das partes mecânicas da unidade capazes de ler o disco. A queda da unidade pode causar danos mecânicos internos que, em alguns casos, podem resultar na perda de seus dados.
Armazenamento anexado à rede
Os dispositivos NAS (Network Attached Storage) são um pouco mais complexos do que simples discos rígidos externos baseados em USB. Isso ocorre porque os dispositivos NAS incluem a capacidade de se conectar à rede doméstica usando Wi-Fi ou Ethernet e, em seguida, oferecer acesso ao arquivo de dados para qualquer computador conectado à rede doméstica. Esses dispositivos podem se tornar mais confiáveis do que um disco rígido externo porque você pode configurar alguns modelos em várias opções de RAID para minimizar o risco de perda de dados. Uma configuração RAID é aquela em que cada disco em um sistema de vários discos é um backup para seus parceiros; se um disco falhar, seus dados podem ser recuperados de outro. Também é possível criar você mesmo uma solução NAS se você tiver um computador desktop em sua casa com um compartimento de disco rígido interno que não está sendo usado. Adicionar um disco rígido barato a essa máquina é uma solução que você pode considerar se gostar da ideia de um dispositivo NAS, mas talvez não goste da despesa adicional.
Armazenamento em nuvem da Internet
As opções de armazenamento em nuvem da Internet são uma solução de armazenamento popular porque esses serviços podem ser acessados de qualquer navegador da Web em praticamente qualquer tipo de dispositivo. Além disso, alguns serviços como Dropbox e Box.net também disponibilizam aplicativos para smartphones para facilitar o acesso aos seus dados. Muitos desses serviços fornecem algum nível básico de armazenamento gratuito e também oferecem limites de armazenamento maiores por uma taxa de assinatura. O benefício de usar esses serviços além da facilidade de acesso é que seus dados são armazenados com segurança em um servidor remoto. Em uma catástrofe imprevista, como um incêndio em casa ou roubo de seus dispositivos, ter seus dados armazenados em um servidor remoto seria inestimável.
E-mail da Web
Se você estiver usando um serviço de e-mail da Web, como mMail, Yahoo Mail ou Outlook.com, já terá uma quantidade significativa de armazenamento gratuito. Com o máximo de armazenamento que esses serviços oferecem gratuitamente, é provável que você possa armazenar anos de e-mails sem a necessidade de excluir mensagens ou se preocupar em arquivar mensagens antigas em armazenamento externo. Assim como as opções de armazenamento baseadas em nuvem, muitos desses provedores de e-mail oferecem armazenamento adicional mediante o pagamento de uma taxa, o que pode ser útil se você costuma transferir arquivos grandes em seus e-mails.
