Se você estiver prestes a enviar um email importante usando o Microsoft Outlook 2013, adicione um lembrete a si mesmo para garantir que não se esqueça de verificar uma resposta. Além disso, você pode enviar um lembrete no e-mail para garantir que o destinatário não se esqueça de responder. As tarefas permitem que você organize as coisas que você tem que fazer. Se você faz parte de uma equipe, pode enviar tarefas para outras pessoas. O Outlook 2013 pode enviar lembretes e tarefas por padrão; você não precisa instalar nenhum complemento.
Criando e enviando lembretes
Etapa 1
Inicie o Microsoft Outlook 2013 e clique no botão "Novo email" para criar um novo email. Componha seu e-mail, clique em "Acompanhar" no grupo Tags na guia Mensagem e selecione "Adicionar lembrete". A janela Personalizar é exibida.
Etapa 2
Marque a caixa "Sinalizar para mim" para criar um lembrete para você. Selecione o tipo de sinalizador na caixa "Sinalizar para". Você pode escolher um sinalizador "Acompanhamento", "Para sua informação", "Encaminhar", "Nenhuma resposta necessária", "Ler", "Responder", "Responder a todos" ou "Revisar". Selecione a data de início do sinalizador na caixa "Data de início" e a data de vencimento na caixa "Data de vencimento". Os sinalizadores permitem que as pessoas localizem e-mails importantes rapidamente; os e-mails podem ser classificados pelo status do sinalizador. Marque a caixa "Lembrete" e selecione uma data e hora para o lembrete nas duas caixas suspensas.
Etapa 3
Marque a caixa "Sinalizar para destinatários" e depois a caixa "Lembrete" para sinalizar o email para os destinatários e também adicionar um lembrete para eles. Selecione o tipo de sinalizador na caixa "Sinalizar para" e defina a data e a hora do lembrete usando as duas caixas suspensas. Clique em "OK" para adicionar os lembretes ao e-mail e clique em "Enviar" para enviar a mensagem.
Criando e enviando tarefas
Etapa 1
Clique em "Tarefas" no canto inferior esquerdo da janela do Outlook 2013 e clique em "Tarefas" para ver todas as suas tarefas. As tarefas podem ser classificadas por assunto, data de vencimento, categoria ou sinalizador.
Etapa 2
Clique no botão "Nova Tarefa" no grupo Nova na guia Início para criar uma nova tarefa e, em seguida, clique no botão "Atribuir Tarefa" no grupo Gerenciar Tarefa na guia Tarefa.
Etapa 3
Digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa na caixa "Para". Digite um nome significativo para a tarefa na caixa "Assunto".
Etapa 4
Selecione a data de início e a data de vencimento da tarefa nas caixas "Data de início" e "Data de vencimento". Selecione uma prioridade para a tarefa na lista "Prioridade". Você pode escolher uma prioridade "Alta", "Normal" ou "Baixa".
Etapa 5
Selecione o status da tarefa na caixa "Status". Você pode escolher um status "Não iniciado", "Em andamento", "Concluído", "Aguardando outra pessoa" ou "Adiado".
Etapa 6
Marque a opção "Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas" se desejar adicionar a tarefa à sua lista de tarefas e atualizá-la automaticamente. Marque a caixa "Envie-me um relatório de status quando esta tarefa for concluída" se quiser ser notificado quando o destinatário concluir a tarefa.
Etapa 7
Clique no botão "Enviar" para enviar a tarefa ao destinatário. Clique no botão "Salvar e Fechar" para salvar a tarefa em sua lista de Tarefas e feche a janela Tarefa.
Dica
Você pode ter lembretes para você e para os destinatários no mesmo e-mail se as caixas "Sinalizar para mim" e "Sinalizar para destinatários" estiverem marcadas.
Para remover lembretes e sinalizadores, abra o e-mail, clique em "Acompanhar" e selecione "Adicionar lembrete". Desmarque as caixas "Sinalizar para mim" e "Sinalizar para destinatários" para remover os sinalizadores e lembretes. Para remover apenas os lembretes, desmarque as caixas "Lembrete". Observe que você não pode ter um lembrete sem um sinalizador.
Se você deseja enviar uma tarefa existente, abra-a e clique em "Atribuir tarefa". Você pode editar a tarefa antes de enviá-la.
Você pode repetir uma tarefa clicando no botão "Recorrência" no grupo Recorrência e escolhendo as opções de recorrência apropriadas.
As tarefas recorrentes permanecem na sua lista de tarefas, mas nunca são atualizadas. No entanto, você pode receber um relatório de status para cada ocorrência concluída se marcar a caixa "Enviar-me um relatório de status quando esta tarefa for concluída".
Aviso
Tenha cuidado ao enviar lembretes com seus e-mails. Algumas pessoas podem ficar chateadas quando o lembrete dispara, especialmente se estiverem no trabalho. Para contornar esse possível problema, sinalize o email para o destinatário sem marcar a caixa "Lembrete".
Você não pode atribuir uma tarefa a várias pessoas. No entanto, você pode dividir sua tarefa em várias tarefas menores e atribuir cada uma a uma pessoa diferente.
