Os dados podem chegar até você em muitos formatos diferentes de muitas fontes diferentes. Seja uma lista de contatos, uma tabela de registros de contas ou um índice de inventário, às vezes você precisa obter dados do Microsoft Word em um banco de dados do Microsoft Access. As importações são a maneira mais eficiente de mover dados de um documento do Word para uma tabela ou banco de dados do Access. Estas instruções se aplicam ao Microsoft Word 2010 e ao Microsoft Access 2010.
Etapa 1
Prepare os dados em seu documento do Word para importação. Estruture os dados em um formato delimitado ou de largura fixa. Os formatos delimitados separam os campos com um único caractere, como vírgula ou ponto e vírgula. Os formatos de largura fixa organizam os dados para que a largura de cada campo permaneça constante para indicar quando um campo termina e o próximo começa. Ambos os formatos exigem que cada registro esteja em uma linha separada. Esses formatos informam ao Access onde colocar os dados depois de importados.
Etapa 2
Salve o documento do Word como um arquivo de texto simples. O Access só pode ler dados em formato de texto simples, CSV ou Excel. Depois de salvo, feche o arquivo.
Etapa 3
Inicie o Microsoft Access e abra um novo banco de dados ou um banco de dados existente onde você armazenará os dados importados. Escolha uma nova tabela ou uma tabela existente para armazenar os dados. Se você escolher uma tabela existente, o Access anexará os dados à tabela existente no formato existente. Os dados importados devem corresponder ao formato e estrutura da tabela existente.
Etapa 4
Navegue até a guia "Dados externos", localize o grupo "Importar" e clique no ícone "Arquivo de texto". Isso abre a caixa de diálogo "Obter dados externos - arquivo de texto".
Etapa 5
Procure ou digite o nome do arquivo de texto que você preparou anteriormente na caixa "Nome do arquivo". Especifique onde deseja que os dados sejam armazenados. Para uma nova tabela, clique em "Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual". Para uma tabela existente, clique em "Anexar uma cópia dos registros à tabela" e escolha a tabela apropriada na lista suspensa.
Etapa 6
Clique em “OK” para continuar e abra o “Assistente de importação de texto”. O Access verificará os dados e recomendará uma estrutura de arquivo. Confirme ou selecione a opção que corresponde ao formato do seu arquivo:"Delimitado" ou "Largura fixa". Clique em "Avançar".
Etapa 7
Se estiver usando um formato delimitado, selecione o caractere que está sendo usado para delimitar os campos. Se o arquivo contiver um qualificador de texto, escolha o qualificador que você usou na caixa "Qualificador de texto". Se a primeira linha do documento do Word contiver os nomes dos campos, marque "A primeira linha contém nomes de campos". Se estiver usando um formato de largura fixa, revise os dados e a estrutura exibidos e ajuste o posicionamento da coluna, se necessário. Clique em "Avançar".
Etapa 8
Revise os dados e a estrutura mais uma vez antes de continuar. Se você precisar especificar informações adicionais sobre qualquer um dos campos, clique no cabeçalho do campo e insira os dados apropriados para "Nome do campo" e "Tipo de dados". Para criar um índice no campo selecionado, defina "Indexado" como "Sim". Para excluir o campo selecionado na importação, marque "Não importar campo (Pular)". Clique em "Avançar".
Etapa 9
Estabeleça uma chave primária se estiver importando para uma nova tabela. Você pode selecionar "Permitir que o Access adicione chave primária", que preenche automaticamente uma sequência de IDs, escolher sua própria chave primária em um dos campos de origem ou selecionar "Sem chave primária". Clique em "Avançar".
Etapa 10
Para uma nova tabela, confirme ou modifique o nome da nova tabela na caixa "Importar para Tabela". Clique em "Concluir" para importar os dados. Uma caixa de diálogo será aberta para indicar o status da importação.
