Um fluxo de processo como está documenta como um processo de negócios é executado atualmente em sua organização. Normalmente, um fluxo de processo como está é feito para capturar procedimentos e informações que fluem de etapa a etapa para que possam ser analisados e aprimorados quando você cria um processo a ser.
Etapa 1
Defina o processo de negócios que deseja analisar. Deve ser uma transação comercial completa, com início e fim, com entradas e saídas, e que resulte na satisfação de uma necessidade de negócios. Exemplo:"Contratar Funcionário" é um processo completo, enquanto "Preencher formulário de contratação" é uma etapa dentro do processo, mas não faz sentido se for feito sozinho.
Etapa 2
Identifique os papéis dentro do processo. Um papel é uma parte que uma pessoa ou grupo de pessoas desempenha no processo. As funções devem ser rotuladas com o tipo de ação que realizam, não com seus cargos ou títulos de departamento. Uma pessoa que aprova o cartão de ponto de um funcionário deve ser chamada de "Aprovador de Tempo".
Etapa 3
Identifique as etapas do processo necessárias para concluir a transação. Capture cada etapa detalhada que agrega valor ao processo, mesmo que esse valor seja apenas para revisar e garantir que as etapas anteriores tenham sido executadas corretamente.
Etapa 4
Identifique as informações passadas de etapa a etapa dentro do processo. Algumas etapas criam informações a serem usadas pelas etapas subsequentes.
Etapa 5
Identifique os pontos de decisão dentro do processo que podem mudar de direção ou exigir etapas adicionais. Defina os dados necessários para tomar a decisão e considere todos os resultados possíveis.
Etapa 6
Documente o fluxo do processo criando um diagrama mostrando cada etapa, a função que executa a etapa e as informações que fluem de uma etapa para outra. Numere cada passo. Defina a direção das informações usando setas que vão de cada etapa para a próxima. Um estilo de gráfico de fluxo "Cross-Functional" funciona melhor para identificar funções e fluxo de informações entre as pessoas, bem como as etapas do processo. Na parte de texto do documento, descreva cada etapa em detalhes.
Dica
Capture todos os detalhes possíveis nas etapas e nos elementos de dados que estão sendo passados de uma etapa para outra. Inclua o maior número possível de participantes no processo ao fazer sua análise. Use ferramentas de fluxograma, como o Visio, para ajudar a ilustrar as etapas do processo.
Aviso
Não fique muito atolado em diagramar e documentar os Fluxos de Processos As-Is. Você está atrás da completude, não da perfeição. Lembre-se de que esses são os procedimentos que você deseja melhorar ou substituir.
