O Microsoft Excel é um pacote de software de planilhas financeiras que pode acompanhar receitas, despesas e muito mais. Se você precisar de um pouco de ajuda com a criação de fórmulas, páginas e os detalhes do Excel, considere baixar um modelo gratuito de uma planilha do Excel de contabilidade geral. Os modelos facilitam as entradas, mas poucos deles incluem fórmulas para manter um total em execução.
Etapa 1
Baixe um modelo de contabilidade geral do Excel disponível em um dos sites gratuitos fornecidos. O modelo deve funcionar em todas as versões do Excel. Um razão geral é um registro das transações de cada conta dentro do seu sistema de contabilidade. Como o uso de uma contabilidade geral e de técnicas contábeis adequadas exige o uso de contabilidade de dupla entrada, cada transação inserida afeta duas contas.
Etapa 2
Clique na célula logo acima do “1″ e à esquerda do “A”. Isso destacará a página inteira na folha do razão geral. Segure as teclas "CTRL" e "C" para copiar a planilha. Clique no botão "Inserir" na barra de menu superior e role para baixo até o botão "Planilha" e clique. Clique na célula do canto superior esquerdo acima do "1" e à esquerda do "A" na nova planilha e segure as teclas "CTRL" e "V" para colar o modelo de razão geral em outra planilha. Neste modelo há espaço para inserir transações do razão geral para nove contas diferentes.
Etapa 3
Crie pelo menos cinco planilhas idênticas, dando a você um total de 45 contas diferentes que você pode acompanhar. A primeira folha deve ser para contas correntes, poupança ou folha de pagamento; intitular "Contas Bancárias". Você cria o título clicando com o botão direito do mouse na guia no canto inferior esquerdo rotulada como "Planilha 1" e escolhendo o botão "Renomear". A segunda folha deve ser para contas de "Receita". Estes incluem receitas de vendas, receitas de serviços e reembolsos de taxas pagas.
A terceira folha deve ser para contas de "Despesas". Estes incluem aluguéis pagos, serviços públicos, mão de obra e licenças ou impostos. A quarta folha deve ser para contas de "Equity", incluindo o investimento inicial para iniciar a empresa, quaisquer saques feitos para o proprietário e qualquer reinvestimento na empresa. Finalmente, a quinta folha deve ser para "Passivos", incluindo empréstimos para prédios, veículos, equipamentos e cartões de crédito.
Etapa 4
Crie planilhas adicionais para as áreas que possuem mais de nove contas. Se por acaso uma das categorias tiver mais de nove contas, "Despesas" por exemplo, crie mais uma ou duas planilhas e renomeie-as como "Despesas 2" e "Despesas 3". Cada conta que você cria deve receber um número. Normalmente, todas as contas bancárias começam com 10--, contas de receita com 20--, contas de despesas com 30--, contas de patrimônio com 40-- e contas de passivo com 50--.
Etapa 5
Observe as colunas em cada entrada do razão geral. As colunas de data e descrição são autoexplicativas. O "Post Ref." coluna serve para inserir na linha o número da outra conta afetada pela transação. As colunas restantes são o "Débito", "Crédito" e "Saldo".
Etapa 6
Na maioria das vezes, um débito em uma conta adiciona dinheiro a essa conta e um crédito remove dinheiro da conta. Para cada débito, deve haver um crédito. Outra maneira de pensar é esta:um débito é "o que você tem" e um crédito é "de onde é".
Por exemplo, você paga $ 400 pela sua conta de luz. Você paga por isso com um cheque da sua empresa. Pergunte a si mesmo, o que você conseguiu? Você tem $ 400 em eletricidade, então debite a conta de Utilities (#3010) por $ 400. Agora pergunte a si mesmo, de onde veio? Veio da sua conta corrente, então credite a conta bancária (#1010) $ 400.
Na conta de utilidades coloque #1010 para o Post Ref, e na conta bancária coloque #3010 para o número da conta.
