O envio de um documento protegido por senha para alguém por e-mail requer alguma premeditação e planejamento. Um documento habilitado por senha deve ser o primeiro passo entre muitos para segurança total. Envie dados confidenciais para pessoas em quem você confia as informações ou para aqueles que "precisam saber". Escolha o destinatário com sabedoria, pois alguém que você conhece protegerá os dados e os transmitirá apenas a quem precisar. Integre essas etapas como parte de sua rotina para limitar o acesso às suas informações privadas.
Etapa 1
Escreva um novo documento contendo suas informações privadas em um arquivo Word ou Excel. Como alternativa, copie e cole as informações no documento. Copie e cole destacando o texto em seu documento original, clique em “Editar” no menu principal, seguido de “Copiar”. No novo documento, use o mouse para colocar o cursor onde deseja que o texto apareça, clique em “Editar” e depois em “Colar”.
Etapa 2
Salve o documento que você pretende enviar por e-mail clicando em “Arquivo” no menu principal e escolhendo “Salvar como”. Uma caixa de diálogo aparecerá onde você pode dar um nome ao arquivo. Digite um nome e adicione as iniciais do destinatário para que você possa identificar facilmente o arquivo protegido por senha posteriormente.
Etapa 3
Proteja o arquivo clicando em "Ferramentas" no menu principal, depois em "Opções" e clicando na guia "Segurança". Na caixa "Senha para abrir", digite uma senha e digite-a novamente na segunda caixa para verificar. As melhores senhas têm pelo menos oito caracteres e usam uma combinação de letras maiúsculas, letras minúsculas, números e símbolos, que você pode adicionar deslocando um dos números da linha numérica do teclado.
Etapa 4
Escreva um e-mail para o destinatário e anexe o documento contendo as informações confidenciais. Informe ao destinatário que o documento está protegido por senha e que você fornecerá a senha. Não escreva a senha no mesmo e-mail que contém o documento protegido por senha. Ligue para o destinatário para fornecer uma senha se você tiver um número de telefone ou envie um e-mail separado contendo a senha. Não especifique como você entrará em contato com o destinatário e deixe a linha de assunto em branco se enviar uma senha por e-mail.
Etapa 5
Exclua documentos protegidos por senha de seu computador quando tiver certeza de que o destinatário apropriado recebeu sua cópia. Se o destinatário precisar fazer alterações ou modificar o documento protegido por senha, você precisará fornecer instruções para remover a senha; consulte o passo três.
Dica
Para uma medida extra de segurança, você pode compactar seu documento criptografado por senha em um arquivo WinRAR ou WinZip, ambos também protegidos por senha, e enviá-lo por e-mail. Consulte o arquivo de ajuda do WinRAR ou WinZip para obter mais informações.
