O termo "mail merge" refere-se a uma função de software que permite enviar mensagens encaminhadas em massa - seja por correio postal ou eletrônico - para vários destinatários com campos individualizados. Dessa forma, se você estiver enviando centenas de convites, cada convite poderá ser personalizado para cada destinatário. Usando qualquer versão do Microsoft Office ou Word em conjunto com o Outlook, você pode criar uma mensagem de email mesclada endereçada a quantos destinatários desejar.
Etapa 1
Inicie o Microsoft Word a partir do menu Programas.
Etapa 2
Selecione a guia "Correspondências", escolha "Iniciar mala direta" e clique no botão "Assistente de mala direta passo a passo".
Etapa 3
Clique em "Usar o documento atual"> "Iniciar de um modelo" ou "Iniciar de um documento existente", dependendo da sua circunstância. Em cada caso, a janela de diálogo prosseguirá com a finalização de qualquer uma das opções fornecidas. Clique no botão "Next:Select Recipients" para prosseguir para a próxima etapa.
Etapa 4
Clique em "Selecionar dos contatos do Outlook" para criar sua lista CC (cópia carbono) dos contatos que você salvou no Outlook. Clique em "Escolher pasta de contatos", selecione a pasta da qual deseja selecionar os contatos e selecione os contatos para os quais deseja enviar o documento usando as caixas de seleção. Clique no botão "Próximo:Escreva sua mensagem de e-mail" quando terminar de selecionar os destinatários.
Etapa 5
Escreva seu email e insira campos de mala direta nas seções apropriadas clicando no menu de mala direta na parte superior da janela. O Word tem várias opções de campo de mala direta, incluindo blocos de endereço, linhas de saudação e outros campos personalizáveis.
Etapa 6
Clique no botão "Correio Eletrônico" quando terminar de redigir o e-mail. Digite o assunto do e-mail no campo de texto correspondente na caixa de diálogo “Mesclar para E-mail” e clique em “OK”. Seu documento mesclado por correio será enviado automaticamente para a lista de destinatários.
