O Microsoft Access é o software de banco de dados fornecido com o Microsoft Office Suite. Os empregadores geralmente usam o Access para manter registros de emprego porque ele fornece uma interface de apontar e clicar para gerenciamento de banco de dados. Para acompanhar os registros de treinamento com o Access, crie uma tabela para o registro do funcionário e uma tabela separada para os códigos de treinamento. Conecte-se ao banco de dados e atualize os registros de treinamento com formulários do Access sempre que um funcionário concluir um novo módulo de treinamento. Faça backup dos registros dos funcionários regularmente para garantir que as informações não sejam perdidas.
Etapa 1
Inicie o Microsoft Access. Clique em “Iniciar”, “Todos os Programas”, “Microsoft Office Suite”, “Acesso”.
Etapa 2
Crie um banco de dados de registros de treinamento. Clique no ícone "Novo" na barra de ferramentas. Clique em "Banco de dados em branco". Navegue para qualquer local e dê um nome ao banco de dados e clique em “Criar”.
Etapa 3
Crie a tabela de funcionários. Clique em “Objeto”, “Tabela”, “Novo”. Dê um duplo clique em “Assistente de tabela”. Siga as instruções do assistente de tabela para criar uma tabela com o nome "funcionário". Dê à tabela os seguintes campos:
"employee_key, employee_name, training_keys" onde o employee_key é um número inteiro, o employee_name tem 40 caracteres e as training_keys são texto.
As chaves de treinamento serão uma série de números inteiros, mas rotulá-las como texto fornecerá espaço quase ilimitado para várias chaves de treinamento. Se os registros de treinamento são apenas níveis, por exemplo, os funcionários têm níveis de treinamento de 1 a 5, a chave de treinamento pode ser um número inteiro.
Etapa 4
Crie a tabela de treinamento. Clique em “Objeto”, “Tabela”, “Novo”. Dê um duplo clique em “Assistente de tabela”. Siga as instruções do assistente de tabela para criar uma tabela com o nome "treinamento".
Dê à tabela os seguintes campos:
"training_key," "training_name," "training_summary" onde training_key é um número inteiro, training_name tem 40 caracteres e training_summary é texto.
Etapa 5
Crie um formulário para adicionar funcionários à tabela de funcionários. Clique em “Objetos”, “Formulários”, “Novo”. O assistente de formulário será iniciado. Dê um nome ao formulário, por exemplo, "adicionar funcionários". Siga as instruções do assistente. Quando o assistente solicitar uma tabela, selecione a tabela "employee". Deixe o formulário selecionar automaticamente "employee_key". Use o assistente para criar campos de formulário para o nome e o treinamento do funcionário. Esse método permite inserir registros de treinamento de funcionários quando você adiciona o funcionário ao banco de dados pela primeira vez.
Etapa 6
Crie um formulário para adicionar treinamentos à tabela de treinamento. Clique em “Objetos”, “Formulários”, “Novo”. O assistente de formulário será iniciado. Dê um nome ao formulário, por exemplo, "adicionar treinamento". Siga as instruções fornecidas pelo assistente. Quando o assistente solicitar uma tabela, selecione a tabela "treinamento". Deixe o formulário selecionar automaticamente "training_key". Use o assistente para criar campos de formulário para training_name e training_summary.
Etapa 7
Crie um formulário para adicionar treinamentos ao registro do funcionário. Clique em “Objetos”, “Formulários”, “Novo”. O assistente de formulário será iniciado. Dê um nome ao formulário, por exemplo, "adicionar treinamento". Siga as instruções do assistente. Quando o assistente solicitar uma tabela, selecione a tabela "treinamento" e a tabela "emprego". Use o assistente para criar um campo de formulário para editar as training_keys na tabela de emprego, mas permita apenas as chaves representadas na tabela de treinamento.
Etapa 8
Salve todas as configurações do banco de dados. Clique em “Arquivo”, “Salvar”.
