À medida que sua empresa entra na era da distribuição digital, você precisará decidir se deve ou não mudar de um sistema de arquivamento em papel para um sistema de gerenciamento de arquivos digitais. Embora fazer a mudança para um sistema de arquivamento totalmente computadorizado possa parecer intimidador, as vantagens gritantes de ter um sistema de arquivamento digital influenciaram muitos a fazer a transição.
Custo reduzido
Devido ao custo do aluguel do imóvel para armazenar a documentação, o arquivamento digital começa a se pagar assim que é implementado. Como não há papelada física, os custos de manuseio e transferência de documentos de ida e volta são bastante reduzidos. Isso também permite que os documentos que devem ser armazenados como papel sejam arquivados em locais menores e mais baratos.
Tornando-se verde
Reduzir a pegada de carbono de sua empresa pode ser um fator importante para alcançar a base de consumidores de mentalidade verde de hoje. Pode melhorar muito a imagem da empresa, dar benefícios fiscais e reduzir o custo dos suprimentos. Um sistema de arquivamento digital pode mudar positivamente toda a base de um negócio, e mudar para um sistema "mais verde" pode oferecer amplas oportunidades de publicidade.
Fluxo de trabalho mais suave
A recuperação de cópias impressas de documentos arquivados e armazenados fisicamente pode ser um processo demorado que está sujeito a erro humano, problemas de segurança e perda física. Este não é o caso de um sistema digital. Em instantes, um documento pode ser acessado na mesa da pessoa que precisa dele. Isso resulta em um período de trabalho mais curto, permitindo um progresso mais rápido e mais tempo para o desenvolvimento de projetos.
Maior segurança
Enquanto um sistema de arquivamento em papel tradicional pode ser aberto e examinado por qualquer pessoa com acesso a ele, um sistema de arquivamento digital pode fornecer diferentes níveis de proteção que podem manter os documentos confidenciais. Usando senhas, pastas especificadas para diferentes usuários, criptografia de dados e trilhas de auditoria que permitem manter um registro de quem acessou quais arquivos e quando, um sistema de gerenciamento de arquivos pode manter seus documentos muito mais seguros.
Arquivamento confiável
Documentos e arquivos em papel podem ser destruídos devido ao manuseio excessivo, danos causados por incêndios, danos causados por inundações e outros desastres naturais. Como os dados podem ser armazenados em servidores em qualquer lugar do mundo, você pode arquivar seus documentos comerciais com segurança, sem se preocupar com possíveis danos à propriedade. Você também pode tornar seus dados arquivados portáteis, usando coisas como discos rígidos destacáveis, pen drives e CDs.
