Um sistema de arquivamento é um método de organização de papelada e documentos para armazenamento. É mantido um armário ou caixa que contém versões impressas de documentos, enquanto um sistema eletrônico mantém os dados em um computador. Esses dados podem ser e-mails ou documentos digitalizados. Uma vez que o sistema esteja configurado, é importante que ele seja mantido, para que permaneça em ordem com informações atualizadas adicionadas regularmente. Para manter o sistema, você precisará criar um procedimento para usar os dois sistemas.
Arquivo em cópia impressa
Etapa 1
Rotule cada pasta, arquivo e gaveta ou caixa. O título deve incluir o assunto da documentação, mais a data em que a papelada começa. Por exemplo, "Recibos de junho de 2010 - presente" ou "Pasta de recursos humanos fevereiro de 2008".
Etapa 2
Crie novas pastas, arquivos e gavetas ou caixas quando tiver uma nova categoria de papelada para salvar ou quando pastas, arquivos e gavetas mais antigos estiverem cheios. Use o código de cores para diferenciar entre anos ou meses.
Etapa 3
Adicione novos documentos à pasta ou gaveta mais relevante. Colocar documentos em pastas de forma aleatória arruinará o sistema de arquivamento, pois as informações serão procuradas no lugar errado. Se o sistema ordenar os documentos em ordem alfabética, continue usando este processo em vez de alternar para outro formato.
Etapa 4
Remova documentos antigos e desnecessários anualmente. À medida que você continua a adicionar aos arquivos, algumas informações se tornarão irrelevantes e desatualizadas. Destrua-o e libere espaço de armazenamento extra.
Arquivamento eletrônico
Etapa 1
Crie pastas ou diretórios em seu computador. Consolide os dados regularmente para que não fiquem desorganizados. Ter várias unidades de rede ou várias pastas contendo informações semelhantes não é uma maneira eficiente de organizar os dados.
Etapa 2
Faça backup dos dados regularmente. Use DVDs, uma unidade USB, um disco rígido externo ou uma empresa externa para fazer isso. Isso protege os dados contra perda.
Etapa 3
Proteja os dados bloqueando cada arquivo, concedendo acesso a usuários delegados ou adicionando uma senha ao abrir um arquivo. Isso evita o uso indevido dos dados, fraude ou acesso não autorizado. Além disso, você pode ter certeza de que apenas pessoas que conhecem o funcionamento do sistema o utilizam.
Etapa 4
Escreva um procedimento para usar o sistema de arquivamento eletrônico. Inclua instruções passo a passo sobre como localizar, referenciar, categorizar e arquivar os dados, para que cada usuário opere o sistema da mesma maneira. Mantenha-o atualizado se você refinar o sistema para evitar confusão entre os usuários.
Etapa 5
Revise o sistema de arquivamento a cada dois anos. Verifique se funciona bem - isso pode ser definido pela eficácia do arquivamento, pela facilidade de encontrar dados e pela organização. Além disso, exclua arquivos indesejados e minimize a desordem eletrônica.
Dica
Tenha um dia de treinamento em grupo para explicar como cada sistema de arquivamento funciona para que possa ser gerenciado e mantido diariamente.
Peça feedback sobre como desenvolver o sistema de arquivamento para que seja mais fácil de usar ou melhor organizado.
