O Microsoft Access é um aplicativo para criação, gerenciamento e formatação de dados. A Microsoft, que fabrica o Access, distribui o aplicativo como parte do pacote Microsoft Office. As ferramentas essenciais do Access incluem telas para entrada de dados, execução de consultas, produção de relatórios e outras operações. A linguagem de programação do Access também é vital porque permite aos usuários estender a funcionalidade padrão do aplicativo.
Recursos de entrada de dados
Uma maneira intuitiva de inserir dados em um banco de dados do Access é a entrada manual. Um recurso essencial do Access que os usuários escolhem para esta operação é a ferramenta de criação de tabelas. Os usuários clicam em um botão da barra de ferramentas para criar uma nova tabela e definem rótulos de coluna para os campos na tabela.
O painel de navegação do Access é um recurso que permite que os usuários cliquem rapidamente para selecionar as tabelas que criaram e salvaram. O painel de navegação também permite que os usuários selecionem outros objetos, incluindo relatórios e consultas.
Importar e exportar
Um recurso para importar dados existentes é o conjunto de ferramentas sob o título do menu "Dados Externos". Uma dessas ferramentas é rotulada como "Excel". Ao clicar nele, os usuários do Access exibem um assistente que os orienta no processo de mover dados de uma planilha do Excel para seu banco de dados do Access. Um recurso relacionado é o conjunto de ferramentas para exportar dados do Access para formatos que outros aplicativos podem ler, incluindo Word, Excel e navegadores da Web. As ferramentas de importação e exportação do Access são vitais para equipes de trabalho que possuem dados armazenados em diferentes formatos.
Relatórios
O Assistente de Relatório é um recurso do Access que cria um relatório de uma tabela selecionada ou outra fonte de dados com um único clique. Os usuários clicam em uma tabela no painel de navegação e, em seguida, clicam no ícone do Assistente de Relatório na barra de ferramentas para executar o assistente, que solicita aos usuários parâmetros para definir o relatório. Os usuários podem usar outro conjunto de recursos do Access para personalizar a aparência e a funcionalidade do relatório. Sem relatórios, as maneiras pelas quais os usuários do Access poderiam visualizar seus dados seriam limitadas.
Consultas
A grade de consulta é um recurso do Access que permite que os usuários busquem dados de tabelas que eles criaram. O Access exibe listas de tabelas nas quais os usuários podem escolher uma tabela para consultar com a grade. Os usuários digitam os nomes das colunas da tabela na grade. Eles também digitam na grade os critérios que os dados devem atender para que o Access os inclua nos resultados da consulta. A janela SQL é uma funcionalidade do Access que oferece uma alternativa à grelha de consulta. Os usuários familiarizados com a sintaxe SQL podem inserir suas instruções nesta janela e executar as instruções clicando no botão "Executar" na barra de ferramentas. O Query Wizard é outro recurso para buscar dados. Quando um usuário clica no botão para esse recurso, o Access cria instruções SQL em resposta à entrada do usuário nas telas do Assistente. Os usuários do Access contam com essa ferramenta e a grade de consulta para recuperar seus dados armazenados.
