O registro de um aluguel de veículo no QuickBooks inclui a contabilização do passivo total incorrido pelo arrendamento e o registro dos pagamentos mensais e despesas de juros. Configure suas contas, registre uma entrada de diário geral e seus pagamentos mensais. Se sua empresa já possui um veículo, você já pode ter uma conta de ativo fixo "Veículos". Também é provável que você já tenha uma conta de despesas "Juros". Verifique o "Plano de contas" dessas contas antes de criar novas. Você precisará adicionar uma conta de passivo para o arrendamento.
Configurar contas
Etapa 1
Abra o QuickBooks e mantenha pressionada a tecla “Ctrl” e pressione “A” para abrir a janela “Gráfico de contas”. Mantenha pressionada a tecla “Ctrl” e pressione “N” para abrir a janela de diálogo “Adicionar nova conta”.
Etapa 2
Selecione o botão apropriado para configurar a conta desejada na janela "Adicionar nova conta:escolha o tipo de conta". Os tipos de conta que você precisará para registrar um arrendamento são "Despesa" (juros), "Ativo Fixo" (veículo) e "Passivo" (arrendamento). Para selecionar uma conta de passivo, selecione o botão de opção "Outros tipos de conta" e clique na seta. Selecione "Long Term Liability" se a locação for superior a um ano. Selecione "Outros passivos correntes" se o contrato for de um ano ou menos. As instruções a seguir são as mesmas, independentemente do tipo de conta que você escolher.
Etapa 3
Clique no botão "Continuar" para ir para a janela "Adicionar nova conta". Digite um "Nome da conta", "Descrição", "Nº da conta". e "Mapeamento de Linha Fiscal". Uma maneira comum de nomear a conta de passivo é "Arrendamento - Veículos (tipo de veículo)". Nomeie a conta de acordo com suas próprias preferências ou as normas em seu "Plano de Contas".
Etapa 4
Clique no botão "Inserir saldo inicial" na janela "Adicionar conta" para abrir a caixa de diálogo "Inserir saldo inicial". Insira um saldo de abertura se a conta tiver um saldo em aberto antes da data de início do QuickBooks. Caso contrário, insira o saldo inicial no "Lançamento Diário Geral". Clique no botão "OK" para salvar as configurações e retornar à janela "Adicionar nova conta". Clique no botão "Salvar e Fechar" para salvar a conta e retornar ao Plano de Contas.
Lançamento diário geral
Etapa 1
Clique em "Empresa" no menu superior e selecione "Fazer entradas de diário gerais" para abrir a janela "Fazer entradas de diário gerais".
Etapa 2
Digite a conta de ativo fixo "Veículos" na coluna "Conta" na janela "Fazer lançamentos contábeis gerais". Insira o valor total da locação, excluindo os juros, na coluna "Débito" na mesma linha. Desça para a próxima linha.
Etapa 3
Insira a conta de passivo "Arrendamento" na coluna "Conta" na janela "Fazer lançamentos contábeis gerais". Insira o valor total do aluguel, excluindo os juros, na coluna "Crédito" na mesma linha.
Etapa 4
Clique no botão "Salvar e Fechar" na janela "Fazer Entradas Diários Gerais" para salvar a transação e fechar a janela "Fazer Entradas Diários Gerais".
Registrar pagamento mensal ou trimestral
Etapa 1
Clique em “Fornecedor” no menu superior e selecione “Enter Bills” para abrir a janela “Enter Bills”.
Etapa 2
Digite o nome da empresa de leasing na linha "Fornecedor". Clique na tecla "Tab". Se o cursor se mover para o campo "Data", pule a próxima etapa. Se a caixa de diálogo "Fornecedor não encontrado" for exibida, isso significa que o fornecedor não está na sua lista de fornecedores. Vá para a próxima etapa.
Etapa 3
Clique no botão "Configurar" na caixa de diálogo "Fornecedor não encontrado" para abrir a caixa de diálogo "Novo fornecedor". Preencha as informações de contato do fornecedor, clique no botão "OK" para salvar as informações e retornar à janela "Inserir faturas". Clique na tecla "Tab" para mover para o campo "Data".
Etapa 4
Insira os campos "Data", "Ref. No.", "Valor devido", "Termos", "Fatura a vencer" e "Memorando" da fatura. Tabulação entre os campos.
Etapa 5
Clique na guia "Despesas" na janela "Inserir contas". Insira a conta de passivo "Arrendamento" na coluna "Conta". Insira o valor do pagamento que está indo para o saldo do arrendamento na coluna "Valor". Vá para a próxima linha.
Etapa 6
Digite a conta de despesas "Juros" na coluna "Conta" na guia "Despesas" na janela "Inserir contas". Insira o valor dos juros na coluna "Valor". Juros e princípio estão listados separadamente em sua conta. Se não estiverem, pergunte ao seu contador como inserir a transação. Clique em "Salvar e Fechar" para registrar a transação.
Dica
Se você não tiver certeza sobre como configurar ou nomear as contas, fale com seu contador.
